"Anda dapat mengelola workstation contact center dengan tepat apabila mengikuti langkah-langkah berikut ini."

Dalam bidang layanan pelanggan, penerapan pengelolaan workstation contact center dengan baik dapat menciptakan pengalaman yang nyaman bagi para agen. Workstation yang baik tidak hanya memengaruhi produktivitas agen, tetapi juga mempengaruhi kualitas layanan yang diberikan. Untuk memastikan pengelolaan workstation dilakukan dengan tepat, Anda dapat mengikuti beberapa langkah di bawah ini.

Pentingnya Mengelola Workstation Contact Center dengan Baik

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa pengelolaan workstation contact center sangat penting untuk Anda lakukan:

• Produktivitas yang Tinggi

Workstation contact center yang terorganisir dan efisien akan mendukung agen untuk bekerja dengan efektif. Semua alat dan informasi yang dibutuhkan tersedia dengan mudah sehingga  mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi atau mengatasi masalah teknis.

• Kenyamanan dan Kesejahteraan Agen

Workstation contact center yang dirancang dengan baik dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi para agen. Hal ini juga akan meningkatkan kesejahteraan dan kepuasan agen.

• Kualitas Layanan yang Unggul

Dengan workstation yang teratur dan sistematis, agen dapat dengan mudah mengakses informasi pelanggan, riwayat percakapan, dan alat bantu lainnya. Dengan ini, para agen dapat memberikan layanan yang lebih personal dan responsif kepada pelanggan serta mempersingkat waktu dalam menghadapi masalah.

Baca juga: Optimalkan Perangkat Workstation untuk Dukung Agen Contact Center!

Desain dan Penataan Ruang Workstation Contact Center

Desain dan penataan ruang workstation contact center berperan penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang efisien dan nyaman. Berikut ini adalah beberapa faktor yang perlu diperhatikan:

• Ergonomi

Pastikan setiap elemen workstation dirancang dengan prinsip ergonomi. Pilihlah kursi yang nyaman dan dapat menyesuaikan postur tubuh agen. Aturlah juga posisi monitor sehingga mata agen sejajar dengan layar. Tak hanya itu, sediakan bantalan lengan dan atur posisi keyboard dan mouse agar tidak menimbulkan ketegangan pada pergelangan tangan.

• Tata Letak yang Efisien

Pertimbangkan pengaturan meja yang memudahkan akses ke perangkat dan dokumen penting. Jagalah agar setiap workstation contact center memiliki privasi yang cukup untuk menghindari gangguan, namun tetap mendorong komunikasi antar agen.

• Pencahayaan yang Baik

Pastikan ruangan contact center memiliki pencahayaan yang cukup dan sesuai. Gunakan pencahayaan alami dan hindari pencahayaan yang terlalu terang atau terlalu redup.

• Sistem Penyimpanan

Sediakan sistem penyimpanan dokumen dan perangkat penting lainnya. Gunakan rak, laci, atau lemari serta aturlah kabel-kabel perangkat agar tertata rapi.

Apa Saja Perangkat Pendukung Workstation Contact Center?

Selain desain dan penataan ruang, perangkat workstation contact center juga berperan penting dalam meningkatkan kenyamanan dan efisiensi kerja agen. Beberapa perangkat tersebut adalah sebagai berikut:

• Komputer dan Software 

• Headset

• Papan Tulis Interaktif 

• Perangkat Penyimpanan dan Backup

Manfaat Pengelolaan Workstation Contact Center untuk Para Agen

Pengelolaan workstation contact center dengan baik akan mendatangkan sejumlah manfaat untuk para agennya. Beberapa manfaatnya yang dimaksud adalah sebagai berikut:

• Kenyamanan dan Kesejahteraan

Dengan workstation contact center yang diatur dengan baik, agen dapat bekerja dengan lebih nyaman dan akan mengurangi resiko terjadinya cedera atau gangguan kesehatan terkait postur. Dengan memerhatikan ini, kesejahteraan dan kepuasan kerja agen akan meningkat sehingga produktivitasnya juga terjamin naik.

• Efisiensi Kerja

Kemudian, agen dapat mengakses informasi dan alat yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. Dengan ini, agen dapat meningkatkan efisiensi kerja agen dan dapat melayani pelanggan dengan lebih baik.

Baca juga: 5 Manfaat Integrasikan Sistem CRM dengan Workstation Contact Center

• Kualitas Layanan yang Lebih Baik

Dengan lingkungan kerja yang nyaman dan perangkat yang mendukung, agen dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan. Dengan ini, kepuasan pelanggan akan meningkat dan hubungan antara bisnis dan pelanggan dapat diperkuat.

• Peningkatan Kolaborasi

Agen dapat bekerja secara timbal balik dan berbagi informasi dengan lebih mudah. Dengan ini, komunikasi dan kerjasama antara agen akan diperkuat, pertukaran pengetahuan dan pengalaman dilakukan secara lebih baik, serta pemecahan masalah dapat dilakukan secara kolektif.

Hubungi Ivosights untuk Bantu Pengelolaan Perangkat Workstation Anda!

Dengan menyimak artikel di atas, Anda sudah mengetahui bagaimana tata cara pengelolaan workstation contact center dengan benar. Pengelolaan ini juga akan mendatangkan berbagai manfaat baik untuk agen penggunanya maupun perusahaan secara keseluruhan.

Supaya pengelolaan workstation perusahaan Anda tetap terjaga, serahkan saja pada kami, Ivosights. Kami menyediakan layanan BPO Contact Center sebagai end-to-end solution yang memberikan dukungan teknologi terlengkap. Dengan ini, kinerja dan kualitas pelayanan pelanggan yang dihasilkan oleh para agen akan meningkat. Segera lakukan konsultasi terkait kebutuhan contact center Anda untuk mendapatkan solusi terbaik di Ivosights.