"Noise adalah suara-suara atau gangguan suara yang tidak diinginkan. Cara menghilangkannya adalah dengan pemilihan lokasi, rancangan tata letak, dan lain-lain."

Dalam operasional contact center, kebisingan atau noise dapat menjadi masalah yang mengganggu. Noise dapat berasal dari berbagai sumber, seperti suara latar belakang, percakapan rekan kerja, atau suara peralatan. Hal ini dapat mengganggu fokus agen dan mengurangi produktivitas. Noise yang masuk ke dalam suara percakapan agen contact center juga dapat mengganggu konsumen yang sedang berhubungan dengan agen contact center. Sehingga semua alasan-alasan terkait noise menjadikan noise hal yang patut diperhatikan.

Apa Itu Noise?

Noise adalah suara-suara yang tidak diinginkan atau gangguan suara yang muncul di lingkungan kerja. Contohnya adalah suara percakapan di sekitar, suara klakson lalu lintas, atau suara peralatan yang berisik. Noise dapat memengaruhi kualitas komunikasi antara agen dan pelanggan, mengganggu konsentrasi, dan memperburuk pengalaman kerja. Lebih dari itu semua, noise tak hanya memengaruhi agen, namun noise juga dapat memengaruhi konsumen yang sedang berhubungan dengan agen contact center.

Dampak Noise pada Contact Center

Dampak noise pada contact center bisa sangat signifikan. Hal ini menjadikan noise hal yang wajib dihilangkan dalam contact center. Beberapa dampaknya antara lain.

• Kurangnya Fokus

Suara bising dapat mengganggu konsentrasi agen dan membuat mereka sulit untuk fokus pada percakapan dengan pelanggan. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam penanganan panggilan dan menurunkan kualitas pelayanan.

• Stres dan Kelelahan

Terpapar dengan noise secara terus-menerus dapat menyebabkan stres dan kelelahan pada agen. Ini dapat mempengaruhi kesejahteraan mereka dan juga meningkatkan risiko keluhan kesehatan seperti gangguan pendengaran atau sakit kepala.

• Penurunan Produktivitas

Noise yang konstan dapat mengganggu produktivitas agen. Mereka mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugas, kesulitan dalam memahami permintaan pelanggan, atau bahkan melakukan kesalahan karena ketidakjelasan suara yang disampaikan.

• Menurunnya Kualitas Layanan

Noise yang terdengar oleh pelanggan juga dapat mengurangi kualitas layanan. Pelanggan mungkin kesulitan mendengar dengan jelas apa yang dikatakan oleh agen, sehingga mereka merasa tidak terlayani dengan baik dan kecewa dengan pengalaman mereka.

Baca juga: Peran Penting Tempat dan Teknologi untuk Kesuksesan Perusahaan BPO

5 Cara Contact Center Menghilangkan Noise

Berikut adalah 5 cara yang dapat dilakukan oleh contact center untuk menghilangkan noise.

• Lokasi Strategis

Pilih lokasi yang strategis untuk mendirikan contact center. Pilihlah gedung atau ruangan yang jauh dari sumber kebisingan eksternal seperti jalan raya atau area industri. Pemilihan lokasi yang tenang akan mengurangi paparan suara latar belakang yang tidak diinginkan.

• Perencanaan Tata Letak

Rancang tata letak contact center dengan mempertimbangkan pemisahan antara agen satu dengan yang lain. Gunakan dinding atau partisi suara yang efektif untuk memisahkan ruang kerja. Hal ini membantu mengurangi suara bising yang dapat ditransfer antar agen.

• Pemilihan dan Penggunaan Alat yang Tepat

Pastikan contact center dilengkapi dengan alat komunikasi seperti headset yang berkualitas baik dan memiliki fitur noise-cancellation. Hal ini akan membantu agen untuk mendengar dengan jelas percakapan dengan pelanggan tanpa terganggu oleh suara latar belakang.

• Pengaturan Jadwal Shift

Atur jadwal shift agen secara efisien untuk mengurangi kepadatan suara di lingkungan kerja. Hindari memadatkan terlalu banyak agen dalam satu waktu yang dapat meningkatkan kebisingan dan mempersempit ruang kerja.

• Adakan Pelatihan Kerja dan Pelatihan Sikap

Lakukan pelatihan kepada agen tentang pentingnya keheningan dan ketenangan di lingkungan kerja. Tingkatkan kesadaran tentang pengaruh noise terhadap kualitas layanan dan produktivitas. Dorong tim untuk saling menghormati dan menghargai lingkungan kerja yang tenang.

Baca juga: Pentingnya Manajemen Database Pelanggan dalam BPO Contact Center

Cara Ampuh Mengatasi masalah-masalah Contact Center

Menghilangkan noise dalam contact center adalah langkah penting untuk meningkatkan kualitas layanan dan produktivitas agen. Dengan memperhatikan faktor-faktor seperti lokasi, tata letak, alat yang tepat, jadwal shift, dan pelatihan kerja, contact center dapat menciptakan lingkungan kerja yang tenang dan mendukung. Hal ini akan memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi agen dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Terlepas dari usaha yang maksimal untuk menghilangkan noise seperti penjelasan di atas, Anda juga memiliki pilihan lain yang lebih praktis, yaitu dengan menggunakan BPO Contact Center Ivosights atau contact center outsourcing. Dengan menggunakan BPO Contact Center Ivosights, Anda tidak perlu lagi memikirkan cara-cara merepotkan untuk membangun contact center Anda. Karena dengan BPO Contact Center dari Ivosights, semuanya sudah disediakan. Anda hanya perlu fokus pada bisnis utama.

BPO Contact Center Ivosights memiliki lokasi yang strategis, workstation yang canggih, dan agen yang profesional. Dengan demikian Anda tidak perlu memikirkan rekrutmen agen contact center, pembelian alat, biaya perawatan alat, pembangunan dan pemilihan tempat contact center, hingga desain workstation yang merepotkan. Sekali lagi kami sebutkan, Anda hanya perlu fokus pada bisnis utama Anda!

Untuk regulasi, BPO Contact Center Ivosights sudah mengantongi sertifikasi Kominfo, terdaftar sebagai anggota Kamar Dagang dan Industri Indonesia, terdaftarkan sebagai anggota Indonesia Contact Center Association, hingga terdaftar juga sebagai anggota Contact Center World. Jika Anda tertarik atau memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait BPO Contact Center, silakan hubungi tim Ivosights segera.