"Berikut ini merupakan tips yang dapat digunakan bisnis untuk mengelola call center BPO software. Sehingga, dapat secara otomatis tingkatkan kepuasan pelanggan."

Memelihara interaksi dan hubungan positif antara perusahaan dan pelanggan sangatlah penting. Langkah ini krusial untuk menjaga stabilitas bisnis, bersaing dengan kompetitor, dan meningkatkan profit. Salah satu cara untuk menjaga komunikasi dengan pelanggan adalah dengan menggunakan software pendukung, yaitu call center BPO software.

Apa itu Call Center BPO Software?

Call center adalah komponen vital dalam operasional bisnis yang bertugas mengelola panggilan telepon dari pelanggan maupun pihak eksternal lainnya. Melalui call center, pelanggan dapat mencari informasi mengenai produk, mengajukan keluhan dan saran, melakukan transaksi, serta meminta bantuan digital dari agen call center suatu brand. Untuk memastikan pengelolaan call center berjalan efisien, pebisnis memilih untuk menggunakan layanan Business Process Outsourcing (BPO). BPO call center adalah penyedia layanan pihak ketiga yang biasanya menawarkan call center BPO software untuk mendukung fungsi call center klien mereka. Call center BPO software menyediakan berbagai teknologi, fitur, infrastruktur, dan fasilitas yang diperlukan untuk memastikan kelancaran interaksi dan komunikasi antara brand dan pelanggannya.

Baca Juga: Kelola Antrian Panggilan dengan Call Center BPO Software

Tips Mengelola Call Center BPO Software untuk Bisnis

• Pilih Call Center BPO Software yang Tepat

Sebelum mengelola call center, Anda perlu memastikan software yang digunakan adalah software yang paling tepat. Anda dapat mengevaluasi fitur dan memperhatikan beberapa aspek penting, seperti rute panggilan, IVR (Interactive Voice Response), perekaman panggilan, analisis, dan integrasi CRM. Setelah itu, Anda dapat menyesuaikan software dengan kebutuhan bisnis atau skalabilitas Anda untuk memastikan Call Center BPO Software dapat mengakomodasi jumlah agen dan volume panggilan bisnis.

• Latih Agen Call Center

Setelah memutuskan memakai Call Center BPO Software yang tepat, Anda perlu fokus dalam melatih agen call center. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah memberikan pelatihan ekstensif tentang penggunaan Call Center BPO Software, termasuk seluruh fitur dan fungsinya. Selain itu, Anda dapat menawarkan sesi pelatihan berkelanjutan supaya agen selalu terinformasi mengenai fitur dan pembaharuan terbaru pada software.

• Pantau Metrik Kinerja

Setelah memastikan Call Center BPO Software dan agen sudah berjalan dengan lancar, Anda dapat memantau metrik kinerja kedua aspek tersebut. Anda dapat menggunakan alanisis Call Center BPO Software untuk memantau Key Performance Indicator (KPI), seperti waktu penanganan permintaan pelanggan, resolusi panggilan, dan skor kepuasan pelanggan. Lakukan hal ini secara rutin.

• Pastikan Keamanan dan Kepatuhan Data

Anda juga perlu memastikan Call Center BPO Software sesuai dengan peraturan industri seperti GDPR (General Data Protection Regulation), HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), atau PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). Penting juga bagi perusahaan untuk memastikan Call Center BPO Software dapat melindungi data informasi pelanggan untuk menjaga kepercayaan pelanggan.

• Optimalkan Rute Panggilan

Pada Call Center BPO Software, terdapat rute panggilan yang perlu diatur dan dioptimalkan. Seperti memanfaatkan rute panggilan untuk disebarkan pada agen tertentu atau mengelola antrian panggilan secara efisien untuk mengurangi waktu tunggu pelanggan.

• Manfaatkan Integrasi CRM

Beberapa Call Center BPO Software menyediakan fitur integrasi dengan CRM (Customer Relationship Management). Oleh karena itu, Anda dapat memanfaatkan integrasi CRM untuk menyederhanakan alur kerja call center.  Selain itu, integrasi ini dapat mendorong perusahaan untuk memberikan pelayanan optimal untuk pelanggan.

• Menerapkan Otomatisasi

Untuk memiliki Call Center BPO Software yang efisien, Anda dapat menerapkan otomatisasi sistem. Otomatisasi mengacu untuk tugas rutin seperti mengirim E-Mail tindak lanjut atau memperbarui catatan pelanggan. Selain itu, Anda dapat memanfaatkan bot dan IVR (Interactive Voice Response) untuk menangani pertanyaan umum pelanggan.

• Menyediakan Dukungan Omnichannel

Beberapa perusahaan penyedia Call Center BPO Software menyediakan dukungan omnichannel. Anda dapat pilih Call Center BPO Software yang mendukung berbagai saluran komunikasi seperti E-Mail, chat, dan media sosial. Sehingga, jangkauan dan pilihan komunikasi tak hanya berkutat pada call center saja.

• Menghimpun Feedback Pelanggan

Terakhir, untuk mengoptimalkan sistem call center secara keseluruhan, Anda perlu menghimpun seluruh kritik dan saran pelanggan terkait perusahaan atau Call Center BPO Software secara spesifik. Anda dapat mengadakan survei atau bertanya langsung ketika proses call center terjadi. Masukan yang didapatkan dapat dijadikan patokan untuk meningkatkan performa Call Center BPO Software.

Baca Juga: Call Center BPO Software: Penyedia 4 Pilar Pendukung Kesuksesan Bisnis

Call Center BPO Software dari Ivosights: Alat Pendukung Komunikasi Komprehensif Terbaik di Indonesia

Ivosights merupakan perusahaan penyedia call center BPO software yang menyediakan teknologi dan fitur terpadu, infrastruktur, serta agen berkualitas dan profesional. Didapuk sebagai penyedia teknologi call center terlengkap, Ivosights dapat membantu Anda untuk menjaga bisnis tetap terhubung dengan pelanggan. Sehingga, kelancaran operasional inbound atau outbound dapat terjaga. Tertarik? Segera bergabung sebagai mitra Ivosights untuk mendapatkan dukungan layanan!