"Call center merupakan salah saluran utama yang digunakan pelanggan untuk menyampaikan keluhannya. Ketahui 3 cara menangani keluhan pelanggan dengan call center!"

Mengelola keluhan pelanggan melalui call center adalah bagian penting dalam memberikan layanan pelanggan yang berkualitas. Cara perusahaan menangani keluhan dapat mempengaruhi reputasi dan kesetiaan pelanggan. Artikel ini akan membahas 3 cara menangani keluhan pelanggan dengan call center yang sangat membantu bisnis. 

Apa Itu Call Center?

Call center adalah pusat komunikasi yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengelola interaksi dengan pelanggan berupa panggilan telepon dengan agen. Call center memainkan peran penting dalam menyediakan layanan pelanggan, dukungan teknis, dan bahkan penjualan.

Apa Saja Kegunaan Call Center Bagi Bisnis?

Call center memiliki banyak kegunaan dalam konteks bisnis dan pelayanan. Berikut adalah beberapa kegunaan utamanya.

• Layanan Pelanggan

Call center memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan dukungan, menyampaikan keluhan, atau menanyakan informasi terkait produk atau layanan. Dengan adanya call center, perusahaan dapat memberikan layanan pelanggan yang cepat dan efisien.

• Dukungan Teknis

Banyak perusahaan yang menyediakan dukungan teknis melalui call center. Hal ini memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan bantuan saat mengalami masalah teknis, seperti gangguan perangkat lunak atau masalah dengan produk.

• Penjualan dan Pemasaran

Call center juga dapat digunakan untuk aktivitas penjualan dan pemasaran. Misalnya, perusahaan dapat menghubungi pelanggan potensial untuk menawarkan produk atau layanan baru, atau untuk melakukan survei kepuasan pelanggan.

• Penanganan Keluhan

Perusahaan yang memiliki call center dapat menangani keluhan pelanggan dengan lebih efisien. Ini dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi masalah yang sering terjadi dan menemukan solusi untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan.

Baca Juga : Teknologi Pendukung Call Center: Ampuh Tingkatkan Performa Interaksi

Apa Saja 3 Cara Menangani Keluhan Pelanggan dengan Call Center?

Menangani keluhan pelanggan dengan call center sangat penting untuk memastikan pelanggan mendapatkan layanan yang terbaik. Berikut adalah 3 cara menangani keluhan pelanggan dengan  call center. 

• Dengarkan dengan Empati dan Tunjukkan Pengertian

Ketika pelanggan menelepon untuk mengeluh, langkah pertama yang harus diambil adalah mendengarkan dengan empati. Pelanggan yang merasa didengarkan cenderung lebih tenang dan terbuka untuk berdiskusi. Tunjukkan bahwa Anda memahami frustrasi mereka dengan mengulang masalah yang disampaikan dan menggunakan kata-kata seperti, "Saya mengerti bagaimana perasaan Anda" atau "Saya bisa merasakan kekecewaan Anda." Hal ini tidak hanya membantu menenangkan pelanggan tetapi juga menunjukkan bahwa perusahaan menghargai perasaan mereka.

Selama percakapan, hindari interupsi dan pastikan nada suara Anda tetap tenang dan bersahabat. Jika perlu, ajukan pertanyaan klarifikasi untuk memastikan bahwa Anda memahami masalah yang dihadapi pelanggan. Misalnya, Anda dapat bertanya, "Apakah saya memahami dengan benar bahwa masalah ini terjadi saat Anda mencoba menggunakan produk ini?" Dengan cara ini, pelanggan akan merasa dihargai dan dipercaya.

• Berikan Solusi yang Jelas dan Efektif

Setelah memahami masalah pelanggan, langkah selanjutnya adalah menawarkan solusi yang jelas dan efektif. Pastikan solusi yang Anda berikan dapat menyelesaikan masalah secara tuntas dan dalam waktu yang wajar. Jelaskan langkah-langkah yang akan diambil untuk menyelesaikan masalah dan berikan estimasi waktu untuk setiap langkah.

Jika masalah memerlukan penanganan lebih lanjut atau harus dirujuk ke departemen lain, beri tahu pelanggan tentang langkah selanjutnya dan pastikan mereka tahu siapa yang akan menanganinya. Ini membantu pelanggan merasa lebih tenang karena mereka tahu bahwa masalah mereka sedang ditangani dengan serius.

• Tindak Lanjut dan Tinjau Ulang

Setelah solusi diberikan dan masalah tampaknya telah selesai, langkah terakhir yang perlu diambil adalah melakukan tindak lanjut. Tindak lanjut adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa pelanggan puas dengan solusi yang diberikan dan masalah telah diselesaikan secara menyeluruh. Hal ini juga memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk mengidentifikasi masalah lain yang mungkin muncul setelah solusi diberikan.

Ketika melakukan tindak lanjut, ajukan pertanyaan seperti, "Apakah Anda puas dengan cara kami menangani keluhan Anda?" atau "Apakah ada hal lain yang dapat kami bantu?" Pertanyaan-pertanyaan ini menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap pengalaman pelanggan dan berusaha untuk meningkatkan layanan mereka.

Baca Juga : Tingkatkan Efektivitas Call Center dengan CRM Application

Mari Miliki Call Center dengan Sociomile

Menangani keluhan pelanggan melalui call center memerlukan empati, kejelasan, dan tindak lanjut yang efektif. Penting untuk diingat bahwa setiap keluhan adalah kesempatan untuk belajar dan memperbaiki layanan, sehingga perusahaan harus selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik kepada pelanggan mereka. Sociomile dari Ivosights adalah salah satu layanan call center yang telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan. Hubungi Ivosights sekarang, dan mulailah meningkatkan pelayanan Anda!