"Agent dituntut dan diwajibkan untuk menerima panggilan telepon dari pelanggan dengan bersikap secara ramah, sopan, sabar, dan tetap tenang."
Seorang agent call center bekerja dengan melayani panggilan telepon berupa keluhan dan kebutuhan pelanggan. Tak heran, agent call center harus sigap dalam menjawab panggilan karena hal tersebut merupakan bagian dari profesi seorang agent.
Menjawab panggilan secara profesional berbeda saat berbicara dengan orang-orang terdekatnya. Agent dituntut dan diwajibkan untuk menerima panggilan telepon dari pelanggan dengan bersikap secara ramah, sopan, sabar, dan tetap tenang jika mendapat panggilan pelanggan yang marah-marah bahkan hanya sekedar iseng. Nah, hal tersebut merupakan cerminan etika yang baik bagi agent call center. Berbicara tentang etika, berikut ini merupakan hal yang harus diperhatikan untuk membantu Anda menjadi call center yang baik:
#1 Menjawab Telepon
Agent call center tentu harus menjawab panggilan yang masuk. Agent harus selalu siap sedia dan fokus jika ada panggilan yang masuk. Jangan sampai pelanggan harus menunggu lama untuk menjawab panggilannya, apa lagi membutuhkan bantuan secepat mungkin karena keadaan yang mendesak atau urgent. Pelanggan sangat tidak menyukai menunggu apalagi sampai waktu yang lama. Dengan lamanya mereka menunggu, pelanggan akan merasa tidak dihargai dan tentunya memakan pulsa mereka. Pelanggan bisa menjadi kurang respek terhadap agent dan tentunya akan merugikan perusahaan.
#2 Memperkenalkan Diri
Agent call center ada baiknya ketika menerima panggilan masuk untuk memperkenalkan diri terlebih dahulu. Memperkenalkan diri bisa dimulai dengan nama Anda sebagai agent dan juga asal perusahaan atau instansi. Walaupun seorang pelanggan yang menelpon ke perusahaan, agent perlu untuk memperkenalkan diri agar si pelanggan merasa kalau mereka menelpon ke nomor yang tidak salah.
#3 Berbicara dengan Jelas
Agent call center harus berbicara dengan pelanggan secara jelas dan rinci. Agent harus memiliki kemampuan komunikasi dan wawasan yang baik agar pelanggan merasa nyaman. Tak hanya itu, berbicara yang jelas akan mengurangi resiko pengulangan dan juga miskomunikasi.
#4 Dengar dan Catat
Agent call center diwajibkan untuk aktif mendengarkan pembicaraan dari awal hingga akhir panggilan. Pelanggan tentu akan merasa nyaman dan mereka tidak akan merasa seperti berbicara sendiri. Tak hanya itu, agent call center disarankan untuk membawa catatan untuk menulis masalah apa saja yang mereka bicarakan. Hal ini merupakan penting karena jika seorang agent lupa dengan masalah yang dibahas di telpon, mereka bisa melihat-lihat kembali catatan yang telah ditulis.
#5 Gunakan Bahasa yang Tepat
Menggunakan bahasa yang tepat saat menerima panggilan dari pelanggan tidak bisa disamakan saat Anda berbicara dengan orang-orang terdekat Anda. Berbicara dengan pelanggan harus dengan bahasa yang mudah dimengerti dan secara profesional. Dalam berbicara, seorang agent juga harus berhati-hati, karena kita tidak tahu apakah perkataan kita menyinggung mereka atau tidak. Agent bercanda kepada pelanggan diperbolehkan, asal jangan bercanda yang sampai membuat pelanggan kesal.
#6 Tetap Ceria
Tetap ceria merupakan sebuah tantangan tersendiri bagi seorang agent call center. Walaupun agent sedang tidak dalam kondisi yang baik seperti sedang galau, marah, hingga berduka, seorang agent call center harus tetap bersikap ceria dan profesional demi melayani pelanggan.
#7 Gunakan Headset Jika Dibutuhkan
Gunakan Headset jika diperlukan. Headset juga diperlukan agar tangan Anda bisa bebas tanpa memegang telepon. Tangan Anda bisa digunakan untuk menulis percakapan yang Anda bicarakan. Tak hanya itu, menggunakan headset juga membantu untuk memperjelas suara Anda.
Nah, agent call center tentunya harus memiliki etika yang baik dalam melayani pelanggan. Hal tersebut diperlukan agar pelanggan merasa nyaman dan terbantu. Etika agent call center bisa dilakukan dengan beberapa cara seperti memperkenalkan diri, menggunakan bahasa yang baik, tetap ceria, dan lain-lain.
