Salah satu alat yang penting untuk membantu pengelolaan layanan pelanggan adalah ticketing system. Sistem ini memfasilitasi pelanggan untuk mengajukan permintaan dukungan atau melaporkan masalah yang dialami secara efisien. Namun, semakin banyaknya data pelanggan yang dikumpulkan dan diproses, penting bagi perusahaan untuk memastikan keamanan dan privasi data yang tinggi di dalamnya. Secara lebih lanjut, Anda akan diberikan informasi tentang pengertian, sistem keamanan dan privasi data dalam ticketing system, serta cara meningkatkannya.

Apa Itu Ticketing System?

Seperti yang dibahas sebelumnya, ticketing system merupakan sebuah platform atau sistem yang digunakan untuk mengelola dan menangani permintaan dukungan pelanggan atau tiket masalah yang diajukan oleh pelanggan. Dalam sistem ini, setiap permintaan dukungan atau masalah direkam dalam bentuk tiket dan akan dipantau secara terpusat. Sistem ini membantu tim untuk mengelola dan menangani permintaan pelanggan dengan efisien.

Baca juga: Pengertian dan Manfaat Ticketing System

Sistem Keamanan dalam Ticketing System

Sistem keamanan dalam ticketing system sangat penting diperhatikan guna melindungi data pelanggan dari potensi ancaman keamanan yang beredar. Inilah beberapa langkah keamanan yang dapat Anda terapkan dalam ticketing system:

Ticketing system harus memiliki mekanisme otentikasi yang kuat untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang dapat mengakses dan menggunakan sistem. Anda dapat menerapkan beberapa jenis otentikasi pengguna berupa kata sandi kompleks, autentikasi dua faktor, atau jenis otentikasi lainnya.

Pastikan bahwa setiap pengguna yang mengakses sistem ini diberikan izin secara resmi oleh pihak perusahaan. Berikan tingkatan akses berdasarkan perannya untuk membatasi jumlah pengguna yang berwenang untuk melihat atau mengubah data pelanggan.

Data pelanggan yang disimpan dalam ticketing system harus dienkripsi untuk melindungi kerahasiaannya. Penggunaan enkripsi dalam penyimpanan data, transfer data, serta komunikasi dengan pelanggan dapat melindungi data-data penting dari akses yang tidak sah.

Ticketing system harus dilengkapi dengan mekanisme pemantauan keamanan yang aktif dalam bentuk pemantauan aktivitas pengguna, deteksi ancaman keamanan, atau pemantauan integritas data. Dengan pemantauan yang efektif, tim dukungan pelanggan dapat segera mengambil tindakan jika terjadi ancaman keamanan.

Privasi Data dalam Ticketing System

Sebagai salah satu penting yang harus diperhatikan dalam ticketing system, pelanggan mengharapkan bahwa data pribadi mereka dikelola dengan aman dan dijaga rahasianya. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menjaga privasi data dalam ticketing system:

Kumpulkan data pelanggan yang diperlukan untuk membantu penyelesaian masalah. Hindari pengumpulan data yang tidak relevan yang dapat meningkatkan resiko privasi.

Jelaskan kebijakan privasi secara jelasnya kepada pelanggan. Berikan penjelasan tentang bagaimana data mereka akan digunakan, disimpan, dan dilindungi oleh perusahaan. Pastikan Anda juga telah mendapatkan persetujuan mereka terhadap pengumpulan dan penggunaan data.

Pastikan data pelanggan disimpan dan diakses oleh pihak yang berwenang. Berikan pelatihan kepada tim pelayanan pelanggan tentang pentingnya menjaga kerahasiaan data dan hindari juga pembongkaran data kepada pihak yang tidak berwenang.

Cara Meningkatkan Sistem Keamanan dan Privasi Data dalam Ticketing System

Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan sistem keamanan dan privasi data dalam ticketing system:

Lakukan audit keamanan dan privasi secara berkala untuk mengidentifikasi adanya celah keamanan atau pelanggaran privasi. Tinjau dan evaluasi kebijakan, praktik, serta infrastruktur keamanan yang ada untuk memastikan perusahaan telah mematuhi standar keamanan dan privasi yang berlaku.

Lakukan pembaharuan ticketing system dan komponen lainnya dengan versi terbaru. Pembaharuan ini biasanya mencakup perbaikan keamanan dan pembaruan fungsionalitas untuk meningkatkan keamanan dan privasi data.

Berikan pelatihan keamanan dan privasi data kepada tim dukungan pelanggan. Edukasi mereka tentang penerapan sistem keamanan dan privasi serta pentingnya menjaga kerahasiaan data pelanggan.

Gunakan protokol komunikasi yang aman untuk mengenkripsi komunikasi antara ticketing system dan pengguna. Dengan ini, data pelanggan yang dikirimkan melalui jaringan tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

Baca juga: Hal yang Harus Dihindari dalam Ticketing System

Sociomile, Contact Center Terlengkap dengan Ticketing System!

Sistem keamanan dan privasi data ticketing system akan memastikan pengelolaan layanan pelanggan dilakukan dengan aman dan andal. Dengan menjaga keamanan dan privasi data pelanggan, perusahaan akan menghasilkan pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik.

Mau sistem ticketing layanan pelanggan Anda berjalan dengan baik? Lakukan kerjasama dengan Ivosights untuk mendapatkan Sociomile, sistem contact center multifungsi yang mendukung API Integration. Sociomile menghadirkan berbagai fitur menarik, salah satunya dalam bentuk ticketing system. 

Dengan Sociomile, Anda bisa melakukan filter tiket, membalas tiket langsung dengan cepat, hingga melakukan pemantauan terhadap progress tiket. Agen juga dapat menemukan tiket secara mudah berkat kemampuan untuk memberikan kata kunci dalam tiket. Yuk, konsultasikan kebutuhan layanan pelanggan Anda dan dapatkan platform Sociomile hanya di Ivosights!