"Activity log di sini merupakan salah satu fitur yang disediakan ticketing system. Yang berarti, setiap perubahan akan dicatat secara rinci dalam log ini"

Pernahkah Anda bayangkan seberapa sibuk perusahaan yang menerima ratusan hingga ribuan tiket permintaan setiap harinya? Ditambah, tidak adanya jejak digital yang jelas untuk melacak perkembangan setiap tiket, mengidentifikasi bottleneck, atau bahkan mengevaluasi kinerja tim. Jika perusahaan Anda salah satunya, tenang saja ada, ticketing system activity log. Sistem ini hadir sebagai jawaban atas permasalahan tersebut. Sebagai catatan rinci dari semua aktivitas yang terkait dengan sebuah tiket, log aktivitas memberikan visibilitas yang komprehensif, memungkinkan tim untuk melacak setiap perubahan status, komentar, dan tindakan yang diambil. Menarik bukan? Ingin tahu lebih dalam? Simak selengkapnya di sini!

Pengertian Ticketing System

Umumnya, ticketing system ini merupakan sebuah sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola, mencatat, dan melacak berbagai permintaan atau laporan dari pengguna dalam sebuah organisasi, baik itu terkait layanan pelanggan, dukungan teknis, maupun kebutuhan internal lainnya. Bahkan, yang membuat ticketing system itu menarik, sistem ini bisa memungkinkan perusahaan Anda dalam kolaborasi antar tim, mencatat riwayat interaksi, serta menyediakan laporan analitik untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan. Sehingga, seluruh permintaan akan teratasi secara cepat dan efisien. Lalu, apa maksud dari ticketing system activity log? Activity log di sini merupakan salah satu fitur yang disediakan dari sistem tiket. Yang berarti, setiap perubahan, pembaruan, atau tindakan yang dilakukan pada tiket, seperti pembuatan tiket, pengubahan status, penugasan kepada agen, penambahan komentar, atau penyelesaian tiket, akan dicatat secara rinci dalam log ini.

Informasi yang Tercantum di Ticketing System Activity Log

Seperti yang disebutkan di atas, bahwa informasi yang tercantum dalam ticketing system activity log ini meliputi waktu kejadian, nama pengguna atau agen yang melakukan tindakan, serta deskripsi singkat dari aktivitas tersebut. Maksudnya apa? Mari disimak di bawah ini:

• Timestamp

Pertama, timestamp. Timestamp atau cap waktu ini salah satu informasi yang akan muncul pada activity log ini. Sebab, ini berguna untuk menandai atau mengetahui kapan tepatnya suatu aktivitas dilakukan pada sebuah tiket. Timestamps pada ticketing system fitur log ini bertujuan untuk menentukan urutan, menghitung durasi, hingga mengidentifikasi tiket mana yang belum diproses. 

• Identifikasi Pengguna

Kedua, identifikasi pengguna. Ini berarti, ticketing system activity log menyajikan informasi yang mengidentifikasi siapa yang melakukan suatu tindakan pada tiket. Biasanya berupa nama pengguna atau ID agen. Dengan ini, Anda bisa menentukan siapa yang akan bertanggung jawab, evaluasi kinerja agen, hingga membantu mengaudit akses kontrol sistem.

• Riwayat Status

Ketiga, riwayat status. Inilah yang menjadi kunci dari ticketing system activity log. Dikarenakan, riwayat status inilah sebagai log lengkap yang berkaitan dengan semua status tiket. Dengan ini, Anda bisa melacak kemajuan penanganan tiket hingga identifikasi hambatan.

• Catatan Tambahan

Keempat, terdapat juga catatan tambahan. Ini adalah catatan atau komentar tambahan yang terkait dengan sebuah tiket. Sehingga, ticketing system activity log ini berfungsi untuk menyimpan informasi penting yang tidak tercakup dalam status atau bidang lainnya. Dengan demikian, anggota tim akan lebih mudah menangani tiket.

Baca Juga: Hot News! 5 Alasan Ticketing System Penting untuk Layanan Pelanggan 

Tips Menggunakan Ticketing System Activity Log yang Benar

Jadi, dengan adanya ticketing system activity log yang lengkap dan terperinci ini, dijamin perusahaan Anda bisa meningkatkan efisiensi hingga membuat keputusan yang lebih baik lagi. Nah, jika Anda masih begitu asing dengan ticketing system, di bawah ini ialah tips dan trik dalam menerapkan sistem tiket activity log: 

• Pantau dan Analisis Data

Pantau dan analisa data yang masuk. Mengapa diperlukan ketika menggunakan ticketing system yang satu ini? Sebab, data dalam activity log bisa digunakan untuk menggali informasi berharga tentang kinerja tim, efisiensi proses, dan area yang perlu perbaikan. 

• Identifikasi Pola Activity Log

Carilah pola umum activity log. Dengan mengidentifikasi pola seperti jenis tiket hingga respons rata-rata, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi adanya anomali atau penyimpangan dari pola normal yang mungkin menandakan adanya krisis atau masalah. 

• Buat Filter Kustom

Penting untuk anda membuat filter ticket. Sebab, filter ini berguna untuk menyaring data berdasarkan berbagai kriteria, seperti jenis tiket, status, agen, atau rentang waktu tertentu.

• Komunikasikan dengan Tim

Tidak lain dan tidak bukan, komunikasikanlah dengan tim Anda. Karena, tanpa adanya bantuan tim, tentu saja tidak akan berhasil secara optimal. Pastikan semua anggota tim memahami pentingnya activity log dan bagaimana data tersebut dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja.

Sociomile: Dapatkan Ticketing System Activity Log, Bahkan Lebih Banyak!

Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat memaksimalkan manfaat dari ticketing system activity log dan mengubahnya menjadi alat yang sangat berharga untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan Anda. Tertarik dengan sistem tiket? Dapatkan ticketing system activity log hanya di Sociomile. Bahkan, dengan Sociomile Anda tidak hanya mendapatkan activity log saja, melainkan ada lebih dari 10 ticketing system yang bisa Anda miliki. Tunggu apa lagi? Dapatkan sekarang!