Ada banyak hal yang harus dipersiapkan saat berurusan dengan pelanggan. Hal-hal tersebut memiliki nilai yang krusial dan bisa fatal jika tidak memiliki keahlian yang baik dalam bidang ini. Istilah pelanggan adalah raja juga dipraktekkan dalam berlangsungnya proses pemasaran produk atau layanan jasa yang dilakukan oleh perusahaan. Inilah mengapa dalam berhadapan langsung dengan pelanggan, telemarketing harus menyiapkan beberapa langkah agar komunikasi dua arah berlangsung dengan baik dan lancar. Pada dasarnya, berhadapan dengan pelanggan tidak terlalu sulit asal dapat berkomunikasi dengan baik dan menyesuaikan diri saat berhadapan dengan beberapa karakteristik tertentu. Namun, telemarketing harus memiliki kemampuan dalam menyampaikan pesan yang baik lantaran tidak bertemu langsung atau bertatap muka dengan pelanggan. Berikut ini kami akan menjelaskan langkah penting sebagai telemarketing saat menghadapi pelanggan.

Baca Juga: 7 Strategi Telemarketing untuk Meningkatkan Penjualan

Tugas Telemarketing

Sebelum kita mulai ke topik pembahasan utama, penting untuk mengenal terlebih dahulu beberapa tugas telemarketing. Berikut penjelasannya:

Tugas utama telemarketing adalah menyampaikan produk-produk perusahaan baik barang maupun layanan jasa. Tugas yang satu ini berguna untuk meningkatkan penjualan perusahaan dan memasarkan produk-produk lewat telepon. Dengan menyampaikan produk, pelanggan dapat mengetahui dengan detail apa yang sedang ditawarkan perusahaan sehingga lebih jelas dan mudah untuk mendapatkan pembeli secara langsung.

Saat berkomunikasi dengan pelanggan, telemarketing juga mengumpulkan data-data atau informasi lebih lanjut. Ini sangat berguna untuk menindaklanjuti calon pembeli yang sekiranya memiliki potensi sebagai pembeli untuk sebuah produk atau layanan jasa. Mengumpulkan data pelanggan bisa menjadi taktik untuk mengiklankan produk perushaaan terbaru. Biasanya, telemarketing akan menanyakan beberapa informasi terkait pelanggan seperti nomor telepon atau alamat email.

Salah satu tugas telemarketing lainnya adalah melakuan riset terhadap pelanggan. Perusahaan tentu tidak ingin membuang waktu dengan menjelaskan produk secara sia-sia kepada calon pembeli yang sudah jelas tidak ingin membeli barang atau layanan jasa yang mereka tawarkan. Untuk itu, penting bagi telemarketing untuk melakukan riset terhadap pelanggan terlebih dahulu sebelum menjual atau menawarkan produk. Melakukan riset juga berfungsi agar penjualan meningkat karena pelanggan yang ditelepon tepat sasaran. 

Baca Juga: Kekurangan dan Kelebihan Telemarketing

Langkah Penting Menghadapi Pelanggan sebagai Telemarketing

Lebih lanjut mengenai topik utama, inilah beberapa langkah penting menghadapi pelanggan sebagai telemarketing:

Langkah penting pertama saat menghadapi pelanggan sebagai telemarketing adalah dengan menjelaskan produk dengan baik. Langkah yang satu ini memang terdengar biasa saja, tetapi untuk dipraktikkan bisa menjadi sangat sulit. Beberapa telemarketing dapat mengacaukan penjelasan mereka sendiri saat tidak dapat menjelaskan produk secara menyeluruh dan detail. Akibatnya, pelanggan mungkin tidak akan tertarik dengan produk-produk yang ditawarkan.

Sebagai solusi, telemarketer sebaiknya memahami produk yang akan ditawarkan kepada penjual terlebih dahulu dan sebaiknya tidak terburu-buru dalam membaca deskripsi produk. Usahakan fokus agar saat menghadapi pelanggan bisa menjelaskan produk dengan tenang dan baik. Untuk itu, langkah awal yang utama saat menghadapi pelanggan adalah melakukan penjelasan produk dengan baik dan benar.

Sebagai makhluk sosial, kita terkadang berhadapan dengan berbagai macam karakter. Ada karakter yang periang, pemarah, dan lain-lain. Ini juga akan dihadapi oleh telemarketing saat berurusan dengan pelanggan. Pengontrolan emosi sangat diperlukan agar tidak tersulut amarah saat ada pelanggan yang memiliki sikap yang tidak sesuai dan kurang baik. Mengontrol emosi juga baik untuk ketenangan pikiran dan hati.

Agar tidak memperburuk suasana jika ada pelanggan yang bersikap tidak baik, telemarketing harus siaga dalam hal ini. Cara terbaik untuk mengontrol emosi adalah dengan tidak mengutarakan hal-hal yang ada di dalam hati, selain itu, menghembuskan nafas pelan dan mengontrol pernafasan adalah sara baik lainnya untuk mengontrol emosi. Berhati-hati dalam pemilihan kata juga bisa menjadi bentuk profesional dalam mengntrol emosi.

Melakukan beberapa penjelasan yang sama terhadap sebuah produk dalam kurun waktu singkat tentu akan membuah jenuh serta bosan. Ini bisa berimbas dengan menjelaskan produk secara terburu-buru dan terkesan ingin cepat selesai. Selalu diingat bahwa sebagai telemarketing, menjelaskan produk secara detail dan menyeluruh adalah tugas yang utama sehingga terburu-buru adalah hal yang harus dihindari saat menghadapi pelanggan.

Untuk menghindari hal ini, perlu diingat bahwa pelanggan yang kita telepon adalah orang yang berbeda dengan orang-orang sebelumnya. Tentu hal ini bisa menjadi pemikiran utama bahwa mereka belum mendengar penjelasan tentang produk yang kamu jelaskan sebelumnya. Tetaplah profesional dan menjelaskan produk secara tenang dan lengkap tanpa terlewat satu pun.

Baca Juga: Memahami Prosedur dalam Telemarketing

Saat berhadapan dengan pelanggan ketika menjelaskan produk, tentu akan muncul beberapa pertanyaan yang muncul setelah kita menjelaskan. Ini adalah pertanda baik karena bisa menjadi tanda bahwa pelanggan tertarik dengan produk yang kita tawarkan. Untuk itu, jawablah pertanyaan pelanggan dengan baik dan hindari memberikan jawaban yang tidak sesuai.

Perlu diingat kembali bahwa salah satu alasan mengapa pelanggan bertanya adalah mungkin penjelasan yang kita berikan sebagai telemarketing belum terlalu jelas. Untuk itu, jawablah pertanyaan pelanggan dengan sebaik mungkin dan tanyakan kembali apakah jawaban yang diberikan sudah jelas. Ini juga dapat menjadi pengalaman baik bagi pelanggan karena dapat melakukan sesi tanya jawab yang baik dengan telemarketing sebuah perusahaan.

Langkah lain saat berhadapan dengan pelanggan adalah dengan menyesuaikan diri kepada lawan bicara. Ada beberapa pelanggan yang mungkin di-highlight oleh perusahaan sebagai orang-orang yang memiliki kemungkinan besar sebagai pembeli. Ini bisa menjadi pertanda bahwa kita harus menyesuaikan diri dengan mereka karena akan krusial jika kita tidak dapat menangkap maksud dari lawan bicara. Untuk itu, sebagai telemarketing kita harus menyesuaikan diri dengan siapa kita bicara.

Penjelasan di atas adalah langkah-langkah yang harus kamu ikuti saat menjadi telemarketing. memang terlihat mudah tapi dalam praktikknya, kita harus mengikuti alur dan prosedur yang ada untuk menghindari kesalahan-kesalahan besar maupun minor saat menghadapi pelanggan. Semoga bermanfaat!