"Masih asing dengan istilah sistem telekonferensi? Pelajari secara lebih lanjut istilahnya tersebut dalam artikel ini."

Dalam era digital yang terus berkembang, sistem telekonferensi telah menjadi salah satu alat komunikasi yang penting bagi perusahaan. Mengapa demikian? Dari artikel ini akan dibahas lebih lanjut tentang pengertian sistem telekonferensi, mengapa Anda harus menggunakan sistem telekonferensi, untuk siapa sistem telekonferensi sebaiknya digunakan, cara menggunakan sistem telekonferensi, dan pentingnya sistem telekonferensi dalam era komunikasi modern seperti saat  ini.

Pengertian Sistem Telekonferensi

Sistem telekonferensi adalah sebuah teknologi yang berfungsi sebagai sarana komunikasi yang menggabungkan teknologi audio dan visual secara real-time antara dua pihak atau lebih yang terpaut jarak jauh. Dengan menggunakan sistem telekonferensi, peserta dapat melakukan pertemuan tanpa harus bertemu secara fisik di satu tempat. Teknologi ini menggunakan kamera, mikrofon, speaker, dan internet untuk mengirim suara dan gambar dalam waktu nyata.

Baca juga: Cara Kerja dan Fitur-Fitur dalam Virtual Call Center

Kenapa Anda Harus Menggunakan Sistem Telekonferensi?

Ada beberapa alasan mengapa Anda harus menggunakan sistem telekonferensi dalam komunikasi bisnis Anda. Inilah beberapa alasan yang dimaksud:

• Menghemat biaya perjalanan

Dengan sistem telekonferensi, Anda akan mengurangi biaya, akomodasi, dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perjalanan jauh untuk bertemu dengan rekan bisnis ataupun klien perusahaan.

• Meningkatkan efisiensi

Sistem telekonferensi memudahkan Anda untuk mengadakan pertemuan dengan cepat dan efisien, tanpa perlu mengatur waktu dan tempat secara kompleks. Dengan sistem ini, perusahaan akan lebih cepat dalam  mengambil keputusan dan meningkatkan produktivitas.

• Fleksibilitas waktu

Sistem telekonferensi memungkinkan pertemuan bersifat fleksibel yang dapat menyesuaikan dengan semua orang tanpa harus mengorbankan kepentingan lainnya.

Untuk Siapa Saja Sistem Telekonferensi Sebaiknya Digunakan?

• Perusahaan multinasional

Bagi perusahaan yang memiliki cabang di luar negara, sistem telekonferensi dapat memfasilitasi komunikasi antar-cabang, rapat dewan, pelatihan, dan kolaborasi antar-tim.

• Tim proyek

Tim yang bekerja dalam proyek yang melibatkan anggota dari berbagai lokasi dapat menggunakan sistem telekonferensi untuk berkoordinasi, berbagi informasi, dan memantau kemajuan proyek.

• Pengajar dan mahasiswa

Dalam pendidikan jarak jauh atau kursus yang diadakan secara online, sistem telekonferensi memungkinkan pengajar dan mahasiswa berinteraksi secara langsung, mengadakan kuliah, dan diskusi kelompok.

• Organisasi non profit

Organisasi non profit yang memiliki anggota, relawan, atau mitra dari berbagai daerah dapat menggunakan sistem telekonferensi untuk mengadakan pertemuan, evaluasi proyek, atau menyampaikan informasi kepada anggota.

Baca juga: 5 Kegunaan Sistem Telekonferensi untuk Layanan Pelanggan

Cara Menggunakan Sistem Telekonferensi!

Berikut adalah langkah-langkah umum yang Anda dapat terapkan dalam menggunakan sistem telekonferensi:

• Pilih platform telekonferensi

Saat ini, terdapat banyak pilihan platform telekonferensi yang tersedia. Pilihlah platform atau layanan telekonferensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. 

• Persiapkan peralatan

Pastikan Anda memiliki peralatan yang diperlukan untuk mendukung penggunaan sistem telekonferensi, seperti kamera, mikrofon, dan speaker. Pastikan juga Anda didukung dengan koneksi internet yang stabil.

• Jadwalkan pertemuan

Tentukan waktu dan tanggal pertemuan, serta berikan informasi kepada peserta lainnya berikan detail waktu dan tanggal pertemuan dan tautan untuk bergabung.

• Persiapkan materi

Apabila dibutuhkan, siapkan dan bagikan materi pendukung presentasi tepat sebelum pertemuan dimulai.

• Mulai pertemuan

Pada waktu yang telah ditentukan, buka aplikasi atau platform telekonferensi, dan mulailah pertemuan. Pastikan semua peserta telah bergabung dengan tepat waktu.

• Lakukan interaksi

Gunakan fitur-fitur platform telekonferensi seperti share screen, room chat, atau fitur polling untuk memudahkan interaksi dengan peserta lainnya.

• Tutup pertemuan

Setelah pertemuan selesai, berikan kesempatan bagi peserta untuk memberikan feedback atau bertanya sebelum Anda menutup pertemuan.

Efektifkan Penggunaan Sistem Telekonferensi dengan Bantuan API Integration!

Adanya sistem telekonferensi memudahkan perusahaan dapat menghemat biaya, meningkatkan efisiensi, dan memberikan fleksibilitas waktu dalam komunikasi. Dengan memanfaatkan platform telekonferensi dengan cara yang tepat, perusahaan Anda dapat memperluas jangkauan komunikasi dan meningkatkan kolaborasi.

Platform telekonferensi ini dapat diintegrasikan dengan platform pendukung bisnis lainnya, salah satunya platform CRM. Adanya integrasi ini memudahkan perusahaan untuk melakukan interaksi dengan pelanggan. Dengan begitu, loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap brand perusahaan tersebut akan terjaga sepenuhnya. Anda juga dapat menggunakan sistem ini untuk meningkatkan penjualan produk atau layanan perusahaan juga melalui teknik telesales serta telemarketing. Pengisian survey secara online pun bisa dikelola dan dipantau dengan mudah menggunakan aplikasi ini.

Untuk itu, milikilah sistem CRM yang mendukung API Integration untuk mendapatkan sejumlah keuntungan di atas. Anda juga bisa menggunakan Sociomile sebagai sistem contact center omnichannel yang mengintegrasikan 13 platform digital dan voice dalam satu dashboard utama. Sistem ini juga dilengkapi dengan fitur-fitur andalan seperti custom workflow dan asisten virtual bernama Sociobot. Jika Anda masih memerlukan saran untuk pengembangan layanan pelanggan Anda, lakukan konsultasi dengan menghubungi Ivosights sekarang!