"Mau komunikasi bisnis jadi lebih optimal? Sebaiknya Anda coba terapkan penggunaan sistem telekonferensi seperti di bawah ini."

Sejak dulu, komunikasi bisnis yang efektif menjadi faktor utama dari suksesnya sebuah perusahaan. Salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan komunikasi dalam bisnis adalah dengan menggunakan sistem telekonferensi. Secara lebih lanjut, artikel kali ini akan membahas tentang fitur-fitur utamanya, manfaat mengoptimalkan komunikasi bisnis dengan sistem telekonferensi, serta tips-tips yang bisa Anda terapkan dalam menggunakan sistem satu ini.

Fitur-fitur Utama dalam Sistem Telekonferensi

Sistem telekonferensi dilengkapi dengan berbagai fitur untuk memudahkan komunikasi bisnis. Beberapa fitur utama dalam sistem telekonferensi antara lain sebagai berikut:

• Video Conference

Fitur ini membantu para penggunanya untuk berkomunikasi secara visual melalui video. Dengan menggunakan kamera video, peserta dapat melihat dan berinteraksi secara langsung, sehingga komunikasi menjadi lebih efektif dan personal.

• Audio Conference

Fitur audio conference memungkinkan penggunanya untuk berkomunikasi melalui suara. Dengan ini, penggunanya dapat saling berbicara dan mendengarkan dengan jelas melalui perangkat audio yang terhubung.

• Share screen

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk berbagi tampilan layar komputer mereka dengan pengguna lainnya. Hal ini sangat berguna untuk melakukan presentasi, berkolaborasi pada dokumen, atau memperlihatkan demo produk secara real-time.

• Room chat

Fitur ini membuat para pengguna sistem telekonferensi berkomunikasi melalui pesan teks. Dengan ini, mereka dapat mengirimkan pesan secara langsung kepada peserta lainnya, baik secara pribadi maupun kepada seluruh peserta dalam pertemuan.

• Rekaman Pertemuan

Beberapa sistem telekonferensi juga menyediakan fitur record untuk merekam dan menyimpan setiap sesi pertemuan untuk keperluan dokumentasi atau tindak lanjut.

Baca juga: Kenali Apa Itu Sistem Telekonferensi Secara Lebih Dalam!

Manfaat Mengoptimalkan Komunikasi Bisnis dengan Sistem Telekonferensi

• Efisiensi Waktu dan Biaya

Dengan menggunakan sistem telekonferensi, Anda akan menghemat waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk perjalanan bisnis. Penggunanya hanya memerlukan perangkat komunikasi berupa laptop dan handphone untuk mengikuti pertemuan dalam tim perusahaan.

• Kolaborasi yang Lebih Efektif

Sistem telekonferensi memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif antar anggota tim yang berada di lokasi yang berbeda. Melalui fitur-fitur bawaan sistem telekonferensi, semua penggunanya dapat berbagi ide, berdiskusi, dan bekerja sama secara real-time.

• Keterlibatan yang Lebih Tinggi

Terjalinnya komunikasi visual dan interaktif melalui sistem ini akan meningkatkan keterlibatan seluruh pengguna dalam sebuah pertemuan. Dengan melihat wajah dan ekspresi peserta lainnya, peserta merasa lebih terhubung secara emosional.

• Fleksibilitas dan Aksesibilitas

Sistem telekonferensi memberikan fleksibilitas bagi peserta untuk mengakses pertemuan dari mana saja, asalkan adanya akses ke perangkat pendukung dan koneksi internet yang stabil.

• Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat

Dengan sistem telekonferensi, semua penggunanya dapat berdiskusi, memberikan masukan, dan mencapai kesepakatan sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan yang penting dalam bisnis.

Tips Menggunakan Sistem Telekonferensi supaya lebih Efektif

Untuk memastikan sistem telekonferensi digunakan secara efektif, berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda terapkan:

• Pilih Sistem yang Tepat

Pilihlah sistem telekonferensi menyesuaikan kebutuhan dan anggaran perusahaan Anda. Pertimbangkan juga fitur-fitur yang diperlukan, kualitas audio dan video, kemudahan penggunaan, dan dukungan teknis yang disediakan.

• Persiapkan dengan Baik

Sebelum pertemuan dimulai, pastikan bahwa peralatan telekonferensi berfungsi dengan baik dan koneksi internet sudah cukup stabil. Persiapkan juga materi presentasi atau alat bantu lainnya.

• Atur Tata Tertib Pertemuan

Tetapkan tata tertib dalam pertemuan telekonferensi. Pastikan setiap peserta memiliki kesempatan yang sama untuk berbicara dan mendengarkan. Hindari juga adanya gangguan dan interupsi selama pertemuan.

• Aktifkan Kamera

Aktifkan kamera video saat berpartisipasi dalam pertemuan telekonferensi. Dengan mengaktifkan kamera, interaksi yang lebih personal akan tercipta.

• Gunakan Fitur-fitur Tambahan

Manfaatkan fitur-fitur tambahan sistem telekonferensi ini untuk meningkatkan kolaborasi, efisiensi, dan dokumentasi pertemuan.

Baca juga: Tingkatkan Produktivitas Kerja Perusahaan dengan Sistem Telekonferensi

Mau Mengoptimalkan Komunikasi Bisnis Anda? Integrasikan Saja dengan Sistem  CRM!

Dengan fitur-fitur utama yang dimiliki oleh sistem telekonferensi, Anda dan rekan kerja dapat berkomunikasi dengan teknologi audio visual secara real-time. Sistem telekonferensi juga memberikan manfaat yang signifikan bagi produktivitas, kolaborasi, dan fleksibilitas kerja. Anda dapat memaksimalkan penggunaan sistem telekonferensi dan meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis perusahaan Anda apabila mengikuti tips-tips yang diberikan di atas.

Platform telekonferensi ini dapat diintegrasikan dengan platform pendukung bisnis lainnya, salah satunya platform CRM. Adanya integrasi ini memudahkan perusahaan untuk melakukan interaksi dengan pelanggan. Dengan begitu, loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap brand perusahaan tersebut akan terjaga sepenuhnya.

Untuk itu, milikilah sistem CRM yang mendukung API Integration untuk mendapatkan sejumlah keuntungan di atas. Anda juga bisa menggunakan Sociomile sebagai sistem contact center omni-channel yang mengintegrasikan 13 platform digital dan voice dalam satu dashboard utama. Sistem ini juga dilengkapi dengan fitur-fitur andalan seperti custom workflow dan asisten virtual bernama Sociobot. Jika Anda masih memerlukan saran untuk pengembangan layanan pelanggan Anda, lakukan konsultasi dengan menghubungi Ivosights sekarang!