"Tak hanya bisnis di bidang layanan pelanggan, sistem interactive voice response juga memberikan sejumlah keuntungan pada penggunanya di layanan non profit."

Dalam dunia yang semakin terhubung secara digital, teknologi telah membawa perubahan dalam berbagai aspek kehidupan kita. Penggunaan teknologi seperti Interactive Voice Response (IVR) tidak hanya berguna untuk layanan pelanggan dalam bisnis saja, melainkan dalam layanan non profit. IVR dapat menjadi alat yang sangat berguna dalam meningkatkan layanan mereka.

Pengertian Interactive Voice Response

Interactive voice response (IVR) adalah sebuah sistem komunikasi otomatis yang menggunakan teknologi suara untuk menghubungkan pengguna dengan menu-menu interaktif. Dengan IVR, pengguna dapat berinteraksi dengan sistem menggunakan perintah suara ataupun saluran telepon, untuk mendapatkan informasi atau melakukan tindakan tertentu. IVR dapat diaplikasikan ke dalam berbagai sektor, termasuk bisnis, lembaga pemerintahan, dan lembaga non-profit.

Pengertian Lembaga Non Profit

Lembaga non profit, organisasi nirlaba atau organisasi non pemerintah, merupakan sebuah organisasi yang didirikan semata-mata untuk tujuan sosial, keagamaan, pendidikan, atau filantropi. Organisasi ini tidak dimaksudkan untuk menghasilkan keuntungan finansial bagi pemiliknya. Sebagai gantinya, organisasi non profit bertujuan untuk memberikan manfaat atau menyediakan layanan yang mendukung tujuan masyarakat.

Lembaga non profit mendapatkan dana dari berbagai sumber, seperti sumbangan individu atau perusahaan, hibah dari yayasan atau pemerintah, atau pendapatan yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan yang terkait dengan misi organisasi. Namun, pendapatan yang dihasilkan biasanya digunakan kembali untuk mendukung misi organisasi.

Baca juga: Pengertian Interactive Voice Response dalam Contact Center

Fungsi-Fungsi Interactive Voice Response dalam Lembaga Non Profit

Interactive voice response memiliki beberapa fungsi yang penting dalam lembaga non profit. Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

• Penerimaan Donasi

IVR dapat digunakan sebagai saluran penerima donasi melalui panggilan telepon. Pengguna dapat memilih opsi donasi yang diinginkan dan melakukan pembayaran secara aman melalui IVR. IVR juga dapat mengirimkan konfirmasi donasi dan ucapan terima kasih otomatis kepada para donatur.

• Informasi Program dan Kegiatan

Interactive voice response menyediakan informasi terkini tentang program dan kegiatan lembaga non profit kepada masyarakat. Selain itu, IVR juga bisa memberikan penjelasan mengenai visi, misi, dan tujuan lembaga serta detail program-program yang ditawarkan organisasi.

• Layanan Dukungan dan Bantuan

Sistem interactive voice response digunakan sebagai saluran komunikasi untuk menerima permintaan bantuan dan memberikan dukungan kepada penerima manfaat atau anggota masyarakat. Pengguna IVR dapat menghubungi lembaga non profit untuk memperoleh informasi atau bantuan terkait layanan yang disediakan. Dengan IVR, panggilan pengguna dapat diarahkan ke departemen yang tepat untuk menangani permintaan mereka dengan efisien.

• Penggalangan Dana dan Kampanye Kesadaran

IVR dapat melakukan kampanye kepada masyarakat luas. Kampanye ini bisa berisi informasi mengenai tujuan penggalangan dana, program yang didukung, dan manfaat yang dapat dicapai. Selain itu, proses donasi juga semakin mudah karena IVR memberikan opsi donasi yang beragam kepada pengguna.

• Survei dan Umpan Balik Pengguna

Sistem interactive voice response dapat digunakan untuk melakukan survei kepuasan pelanggan atau pengguna terkait layanan dan program yang disediakan oleh lembaga non profit. Pengguna IVR dapat diminta untuk memberikan umpan balik mereka mengenai pengalaman mereka dengan lembaga tersebut. Informasi ini sangat berharga dalam mengukur keberhasilan program dan memperbaiki layanan yang diberikan.

Baca juga: Memahami Fitur yang Tersedia pada Interactive Voice Response

Tantangan Pengaplikasian Sistem Interactive Voice Response ke Lembaga

Pengaplikasian sistem interactive voice response (IVR) ke lembaga non-profit dapat menghadapi tantangan-tantangan tertentu. Berikut adalah beberapa tantangan yang mungkin dihadapi:

• Ketersediaan Sumber Daya Finansial

Pengaplikasian interactive voice response membutuhkan biaya investasi awal untuk pengembangan dan integrasi sistem, serta biaya operasional dan pemeliharaan. Lembaga non-profit mungkin menghadapi keterbatasan anggaran sehingga pengumpulan dana untuk pengaplikasian IVR menjadi tantangan tersendiri.

• Kompleksitas Teknis

Pengembangan dan integrasi sistem IVR memerlukan keahlian teknis yang mumpuni. Lembaga non-profit mungkin tidak memiliki sumber daya internal yang cukup untuk mengelola dan memelihara sistem IVR secara mandiri. Hal ini dapat menjadi tantangan dalam mencari sumber daya teknis yang tepat atau mitra eksternal yang dapat membantu dengan implementasi dan pemeliharaan sistem.

• Keterbatasan Infrastruktur Telekomunikasi

Keberhasilan sistem interactive voice response sangat bergantung dengan kualitas infrastruktur telekomunikasi yang tersedia. Jika lembaga non-profit beroperasi di daerah dengan konektivitas terbatas, sistem IVR mungkin menghadapi kendala dalam hal kualitas panggilan, latensi, atau kegagalan konektivitas dalam penggunaannya.

• Kesadaran dan Penerimaan Masyarakat

Masyarakat secara umum mungkin masih asing dengan teknologi IVR. Untuk mengatasi ini, perlu dilakukan sosialisasi tentang cara menggunakan IVR dan manfaat yang diperoleh. Dibutuhkan upaya berupa komunikasi yang baik dan kampanye yang efektif untuk memperkenalkan dan mempromosikan penggunaan IVR kepada penerima manfaat dan masyarakat.

• Kurangnya Dukungan atau Partisipasi Penerima Manfaat

Beberapa penerima manfaat mungkin menghadapi kendala dalam menggunakan IVR, seperti keterbatasan akses ke telepon, keterampilan teknologi yang terbatas, atau kendala bahasa. Ini dapat menghambat partisipasi mereka dalam menggunakan sistem IVR. Dalam hal ini, perlu diberikan alternatif atau saluran komunikasi lain untuk memastikan bahwa penerima manfaat tetap dapat mengakses layanan yang dibutuhkan.

• Perlindungan Data dan Privasi

Penggunaan IVR melibatkan pengumpulan dan pengolahan informasi pribadi dari pengguna. Lembaga non-profit perlu memastikan adanya perlindungan data dan privasi yang kuat untuk menjaga kepercayaan. Beberapa di antara berupa kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data yang berlaku dan implementasi langkah-langkah keamanan yang tepat dalam pengelolaan data pengguna IVR.

Dapatkan Sistem Interactive Voice Response sekarang untuk Dukung Layanan Non Profit Anda!

Ivosights menyediakan sistem contact center Sociomile sebagai pendukung layanan bisnis Anda di bidang non profit. Layanan ini menyediakan sistem Interactive Voice Response untuk membantu memberikan kampanye layanan milik Anda ke masyarakat. IVR juga dapat membantu menampung survei dan feedback penggunanya. Segera berlangganan Sociomile sekarang dengan menghubungi Ivosights sekarang juga!