"Desk collection adalah sebuah profesi dengan tugas dan fungsi sebagai memberi informasi, mengingatkan, serta menagih nasabah/pelanggan melalui media telepon"

Dalam customer service, ada salah satu bagian yang bertugas melayani masalah pelanggan, penagihan, menawarkan produk atau jasa, dan lainnya. Bagian tersebut dikenal dengan desk collection atau tele-collection. Apa itu desk collection? Untuk memahami lebih lanjut mengenai pengertian, tugas dan tanggung jawab desk collection, pada artikel ini akan diulas semuanya!

Apa Itu Desk Collection?

Desk collection atau tele-collection adalah sebuah profesi dengan tugas dan fungsi sebagai memberi informasi, mengingatkan, serta menagih nasabah atau pelanggan melalui media telepon. Dengan kata lian, deck collection merupakan bagian dari perusahaan yang bekerja untuk melakukan penagihan kepada pihak yang memiliki hutang.

Tak hanya itu, desk collection bertugas mengingatkan para nasabah terkait dengan tagihan dan kewajiban untuk membayar yang telah disetujui sebelumnya atau sudah jatuh tempo. Namun yang perlu diingat bahwa pekerjaan desk collection tidaklah sama dengan debt collector.

Saat Anda memasuki profesi sebagai deck collection, ada beberapa istilah yang wajib Anda ketahui, yakni:

• PK (Promise Keep): Jumlah nasabah yang telah membayar dan uangnya sudah masuk ke dalam perusahaan.
• OC (Outgoing Call): Panggilan keluar. Artinya, setiap panggilan keluar ke nasbah akan terhitung dan mempengaruhi target kerja sebagai desk collection.
• Amount Collect: Jumlah besaran uang yang masuk.

Tugas Desk Collection

#1 Pengecekan Data

Pengecekan data nasabah ini kaitannya dengan pembayaran yang menjadi tugas bagi agen desk collection. Agen desk collection wajib memiliki data yang akurat terkait pembayaran kepada nasabah sebelum melakukan penagihan. Dengan melakukan cek data nasabah, agen bisa mengetahui siapa saja yang melakukan pembayaran. Tak hanya itu, agen wajib melakukan pengecekan data secara rutin untuk melihat jumlah tunggakan dari kreditur. Pengecekan data tidak perlu dilakukan secara manual, karena akan merepotkan dan memakan waktu. Tingkat keakuratannya pun diragukan dibanding saat menggunakan sistem.

#2 Follow Up

Seorang agen desk collection juga harus melakukan follow up kepada nasabah. Follow up ini bisa dilakukan setelah Anda memperoleh data nasabah yang belum melakukan pembayarabn atau yang memiliki tunggakan. Agen akan melakukan tugasnya dengan menghubungi nasabah melalui SMS, email, atau menghubungi langsung melalui telepon.

Tidak hanya untuk menginformasikan nasabah saja ketika sudah dekat dengan jatuh tempo, follow up merupakan tugas yang penting bagi agen karena mereka akan mengingatkan nasabah agar segera melakukan pembayaran.

#3 Membuat Surat

Tugas berikutnya adalah membuat surat peringatan bagi nasabah yang tidak melakukan pembayaran walaupun sebelumnya sudah diingatkan, namun surat tersebut tidak langsung diserahkan kepada pelanggan, melainkan melalui agen field collector. Field collector ini yang akan memberikan surat tagihan atau peringatan secara langsung kepada nasabah yang belum melakukan pembayaran. Tugas mereka yaitu melakukan penagihan secara langsung, berbeda dengan agen desk collection yang melakukan penagihan melalui media telepon. Ini merupakan dua hal yang berbeda namun, kerap kali disamakan.

#4 Menyusun Laporan Harian

Agen desk collection tidak hanya melakukan penagihan saja melalui telepon. Agen juga harus membuat laporan harian yang nantinya akan diserahkan kepada pimpinan atau koordinator dari desk collection itu sendiri. Laporan nantinya akan berisi tentang apa yang terjadi saat melakukan follow up kepada nasabah. Hal itu juga bisa dijadikan sebagai bahan acuan untuk evaluasi ke arah yang lebih baik lagi.

Nah, itu dia pengertian, tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan bagi agen desk collection. Tugas utama seorang agen yaitu menghubungi nasabah, namun seorang agen juga akan melakukan pengecekan data, melakukan follow up, membuat surat tagihan atau peringatan, dan menyusun laporan harian. Semoga artikel ini dapat bermanfaat dan menambah pengetahuan Anda ya.