"Ticketing system adalah sebuah sistem yang digunakan untuk menangani dan mengelola permintaan bantuan atau layanan dari pelanggan di sebuah contact center"

Jika kamu memiliki perusahaan yang membutuhkan komunikasi intens dengan pelanggan, sewajarnya kamu pasti menyiapkan contact center yang akan mengatasi permasalahan komunikasi ini dengan pelanggan. Beberapa perusahaan kerapkali menggunakan software pendukung yang dapat membantu mengelola sistem contact center. Sistem pendukung ini mengadopsi ticketing system yang akan dibahas lebih rinci pada artikel berikut. 

Apa itu Ticketing System pada Contact Center?

Contact center sendiri adalah bagian penting yang selalu dimiliki perusahaan. Contact center menjadi penting karena fungsinya yang memberikan layanan pelanggan yang berkualitas dan membantu perusahaan untuk menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan mereka.

Di dalam komponen contact center tentunya dibutuhkan sistem dan teknologi yang memudahkan pekerjaannya juga. Suatu sistem di dalam contact center memegang peranan yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan kepada pelanggan. Selain mampu meningkatkan efisiensi, sistem yang jelas di dalam contact center juga bisa meningkatkan keandalan dan sekaligus menyediakan data yang berguna untuk agen telesales maupun pelanggan itu sendiri.

Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem yang efisien, contact center dapat berkembang lebih baik dengan mengelola permintaan pelanggan dengan cepat dan tepat waktu. Tentunya kita menginginkan kemajuan ini di dalam contact center perusahaan. Akan tetapi, apakah sistem yang mampu memberikan seluruh kelebihan itu secara signifikan? Ticketing system bisa menjadi jawabannya!

Ticketing system sendiri adalah sebuah sistem yang digunakan untuk menangani dan mengelola permintaan bantuan atau layanan dari pelanggan di sebuah contact center. Sistem ini memungkinkan contact center untuk mengatur dan mengikuti permintaan pelanggan dengan lebih efisien, sehingga dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Mengapa Ticketing System Diperlukan pada Contact Center?

Sebelum memahami cara kerjanya, kamu perlu mengetahui beberapa alasan mengapa ticketing system sangatlah diperlukan pada contact center. Ada beberapa alasan mengapa contact center perlu menggunakan ticketing system, antara lain:

• Meningkatkan efisiensi

Ticketing system membantu contact center untuk mengelola permintaan pelanggan dengan lebih efisien. Tiket yang dibuat oleh sistem akan membantu agen contact center untuk mengetahui informasi tentang permintaan pelanggan dan mengikuti proses penanganan permintaan dengan lebih mudah.

• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan

Ticketing system memungkinkan contact center untuk mengelola permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan tepat waktu. Dengan demikian, pelanggan akan merasa lebih puas dengan pelayanan yang diterimanya.

• Menyediakan data yang berguna

Ticketing system menyimpan semua informasi tentang permintaan pelanggan dan proses penanganan permintaan dalam satu tempat yang terorganisir. Data tersebut dapat digunakan untuk mengevaluasi dan meningkatkan kualitas pelayanan contact center.

• Memudahkan kolaborasi

Ticketing system memungkinkan agen contact center untuk berkolaborasi dalam menangani permintaan pelanggan. Agen dapat bertukar informasi dan menambahkan catatan ke tiket yang sesuai, sehingga proses penanganan permintaan dapat dilakukan secara terkoordinasi.

• Meningkatkan keandalan

Ticketing system membantu contact center untuk mengikuti proses penanganan permintaan dengan lebih teliti, sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan atau kelalaian. Dengan demikian, keandalan pelayanan contact center akan meningkat.

Cara Kerja Ticketing System pada Contact Center

Nah, setelah mengetahui manfaat-manfaat yang ditawarkan ticketing system, kini saatnya kamu mengetahui cara kerjanya. Cara kerja ticketing system pada contact center adalah sebagai berikut:

• Pelanggan mengirimkan permintaan bantuan atau layanan melalui saluran komunikasi seperti telepon, email, atau chat.
• Permintaan tersebut akan diterima oleh ticketing system dan akan dibuatkan tiket yang unik. Tiket ini akan terkait dengan informasi tentang permintaan pelanggan, seperti deskripsi masalah, tanggal dan waktu permintaan, dan informasi kontak pelanggan.
• Tiket tersebut akan ditugaskan kepada agen contact center yang sesuai dengan bidangnya. Agen akan menangani permintaan pelanggan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
• Selama proses penanganan permintaan, agen dapat menggunakan ticketing system untuk mengupdate status tiket, menambahkan catatan, atau menambahkan lampiran seperti dokumen atau screenshot yang relevan.
• Setelah permintaan pelanggan selesai ditangani, tiket akan ditutup dan disimpan dalam sistem sebagai referensi.

Dengan menggunakan ticketing system, contact center dapat mengelola permintaan pelanggan dengan lebih efisien, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, dan menyediakan informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi dan meningkatkan kualitas pelayanan.

Dapatkan Ticketing System yang Efisien di Sociomile

Nah, itu dia beberapa hal yang bisa kamu ketahui dari cara kerja ticketing system. Dengan ini tentunya kamu jadi lebih mengetahui bahwa suatu sistem yang jelas dari contact center sangatlah diperlukan untuk kemajuan perusahaan itu sendiri. Jika kamu sedang mencari layanan contact center terbaik untuk perusahaanmu, kamu bisa mengandalkan Sociomile.

Dengan fitur omni-channel yang memudahkan operator untuk mengatur kegiatan contact center, Sociomile menjadi salah satu solusi untuk kamu juga yang ingin memiliki ticketing system pada contact center. Dapatkan layanan contact center terbaik dari Sociomile sekarang juga! Jangan ragu untuk menghubungi kami! Yuk, hubungi Ivosights segera!