Di dunia bisnis yang bergerak cepat, customer experience bukan lagi nilai tambah, tetapi sudah jadi kebutuhan dasar. Bayangkan apabila pelanggan hendak membeli produk dari toko online dan ingin mengirimkan pesan untuk menanyakan ongkir. Akan tetapi, karena admin kewalahan, pesan baru dibalas dua jam kemudian. Pelanggan itu pun pasti akan memutuskan membeli dari toko lain yang lebih responsif. Situasi ini sering terjadi, terutama jika sistem komunikasi bisnis belum terintegrasi. Di sinilah WhatsApp Business API hadir sebagai solusi.

Apa Itu WhatsApp Business API?

WhatsApp Business API adalah solusi resmi dari WhatsApp yang dirancang khusus untuk bisnis berskala menengah hingga besar. Beda dengan WhatsApp Business biasa yang hanya bisa diakses oleh 1-2 perangkat, API ini memungkinkan kolaborasi tim, integrasi dengan sistem CRM, pengiriman pesan massal, hingga otomatisasi layanan lewat chatbot. Singkatnya, WhatsApp Business API adalah upgrade profesional dari sistem komunikasi bisnis Anda.

Apa Masalah Umum dalam Customer Service?

Sebelum membahas solusinya, mari kita pahami dulu akar permasalahannya. Banyak pemilik bisnis mengira tim customer service-nya sudah cukup baik, padahal:

Pesan dari pelanggan sering menumpuk dan tidak langsung dijawab. Hal ini berpengaruh dalam menurunkan kepercayaan dan kenyamanan pelanggan.

Percakapan lewat WhatsApp biasa tidak tersimpan dalam sistem dengan rapi apabila jumlah pesan membludak. Alhasil, jika ada keluhan berulang atau masalah yang sebelumnya tidak terselesaikan, agent harus menanyakan ulang.

Tanpa sistem tiket atau dashboard, pesan yang masuk dapat tenggelam di antara ratusan chat. Hal ini bisa membuat peluang menjadi tertinggal begitu saja.

Masalah-masalah di atas tentu bisa memperburuk reputasi bisnis. Akan tetapi, semuanya bisa diatasi lewat WhatsApp Business API.

Manfaat Jangka Panjang WhatsApp Business API

Menggunakan WhatsApp Business API bukan cuma soal membalas pesan lebih cepat. Terdapat banyak manfaat strategis jangka panjang yang bisa mendukung pertumbuhan bisnis Anda. Beberapa manfaat di antaranya adalah sebagai berikut:

Pelayanan yang cepat dan personal membuat pelanggan merasa dihargai. Hal inilah yang membuat pelanggan cenderung kembali melakukan pembelian di brand tersebut. Dalam jangka panjang, retensi pelanggan akan lebih baik.

WhatsApp Business API umumnya memiliki sistem integrasi dengan sistem CRM dan dashboard reporting, sehingga memudahkan brand untuk mengambil keputusan berbasis data.

Dengan layanan yang terorganisir dan cepat, pelanggan lebih mungkin merekomendasikan brand Anda ke orang lain. Hal inilah yang akan membantu meningkatkan net promoter score (NPS).

Komunikasi yang terjalin melalui WhatsApp Business API cenderung bersifat lebih personal dibanding WhatsApp Business biasa. Hal ini dikarenakan terdapat fitur untuk mengirim pesan secara massal dan fitur template message yang bisa disesuaikan.

Baca Juga: Kenali Apa Itu Akses Session dan Token Whatsapp Business API 

Penerapan WhatsApp Business API untuk Customer Service

Lalu, bagaimana penerapan nyatanya dalam aktivitas customer service?

Anda dapat menyusun beberapa FAQ untuk memudahkan komunikasi. Contohnya seperti "berapa ongkirnya", "jam operasional", atau "status pesanan". Pertanyaan ini dapat dijawab otomatis oleh chatbot, sehingga menghemat waktu agent.

Pesan yang masuk akan secara otomatis berubah menjadi tiket apabila dikelola lewat dashboard WhatsApp Business API. Sehingga, agent pun dapat menyelesaikan masalah tersebut dengan mudah.

Anda dapat menghimpun riwayat pembelian, preferensi pelanggan, dan keluhan di sistem. Seluruh data ini nantinya dapat ditampilkan dalam satu layar langsung.

Dashboard akan menunjukkan berapa banyak pesan yang delivered, dibaca, atau tidak terkirim. Data ini dapat dievaluasi untuk memperbaiki layanan pelanggan.

Syarat & Ketentuan Pengajuan WhatsApp Business API

Apabila Anda yang tertarik mengaktifkan WhatsApp Business API, berikut adalah beberapa syarat dasarnya:

Wajib berbentuk PT atau CV dan memiliki dokumen legal seperti SIUP atau NIB.

Perlu memiliki alamat email dengan domain yang sesuai dengan website bisnis Anda.

Diperlukan akun Facebook Business Manager untuk verifikasi.

Pastikan jenis bisnis Anda tidak melanggar WhatsApp Commerce Policy.

Saatnya Upgrade Layanan Pelanggan Anda Sekarang dengan WhatsApp Business API dari Ivowaba!

Apabila Anda mencari partner terpercaya untuk menerapkan WhatsApp Business API, jawabannya adalah Ivowaba dari Ivosights. Sebagai Business Solution Provider resmi WhatsApp di Indonesia, Ivosights menawarkan layanan lengkap yang bukan hanya sekadar aktivasi, tetapi juga support menyeluruh mulai dari integrasi sistem hingga pembuatan konten pesan. Jika Anda merasa layanan customer service di bisnis Anda masih bisa ditingkatkan, ini saat yang tepat untuk beralih ke WhatsApp Business API. Bersama Ivowaba dari Ivosights, Anda bisa menghadirkan sistem komunikasi yang profesional, cepat, dan efisien, sehingga membantu bisnis Anda tumbuh lebih baik. Jangan biarkan komunikasi yang lambat menghambat perkembangan bisnis Anda! Kunjungi Ivowaba untuk konsultasi gratis dan mulai langkah pertama menuju transformasi digital!