"Lakukan hal-hal berikut ini untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan telesurvey"

Dalam pengumpulan data melalui survei, para agen diwajibkan memerhatikan etika dan prinsip-prinsip lainnya yang berlaku. Jika tidak diperhatikan, pengumpulan data ini akan diberikan cap negatif oleh pelanggan. Data yang terkumpul juga diragukan keandalannya. Sebelum memasuki bahasan tentang beberapa hal yang perlu diperhatikan agen telesurvey, Anda sebaiknya menyimak dahulu tentang apa itu pengertian telesurvey.

Kenali Pengertian Telesurvey

Telesurvey adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam survei yang dilakukan perusahaan. Umumnya, metode ini memanfaatkan saluran komunikasi jarak jauh seperti panggilan telepon atau pesan teks dari platform digital. Ketika berkomunikasi dengan pelanggan, agen telesurvey akan mengajukan beberapa pertanyaan dengan harapan akan mendapatkan jawaban yang relevan.

Etika-Etika dalam Telesurvey

Dalam melakukan telesurvey, terdapat beberapa etika yang perlu dipatuhi oleh para agen yang bertugas melakukan survei. Berikut adalah beberapa etika-etika dalam melakukan telesurvey:

• Privasi dan Kerahasiaan Responden

Agen perlu memastikan adanya jaminan dalam kerahasiaan identitas dan data pribadi milik pelanggan. Data-data ini juga sebaiknya hanya digunakan untuk mencapai tujuan dilakukannya survei dalam perusahaan. Hindari penyalahgunaan data untuk kepentingan lainnya.

• Informed Consent

Sebelum melakukan pengisian survei, agen wajib memberitahu dahulu tentang tujuan pengadaan survei ini kepada pelanggan. Pelanggan juga harus memberikan persetujuan dahulu terkait penggunaan data pribadinya untuk kepentingan perusahaan.

• Kebebasan dan Partisipasi Sukarela

Apabila pelanggan tidak mengizinkan bahkan menolak untuk berpartisipasi dalam telesurvey, agen harus memahami dan menghormatinya. Jangan sesekali memaksakan kehendak untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak nyaman ketika terpaksa melanjutkan pengisian survei tersebut.

• Kehandalan dan Kebenaran Data

Dalam pelaksanaan telesurvey, para agen wajib mengecek ulang untuk memastikan keakuratan jawaban pelanggan yang mengisi survei perusahaan. Para agen juga harus menghindari tindak kecurangan berbentuk manipulasi data.

• Perlindungan terhadap Vulnerable Groups 

Agen tidak dapat melibatkan pelanggan yang berada dalam kelompok rentan, seperti anak-anak atau orang dewasa dengan keterbatasan mental. Agen juga harus menghormati dan melindungi hak-hak dan kebutuhan terkait.

• Transparansi dan Komunikasi yang Jelas

Agen harus menyampaikan informasi secara jelas kepada pelanggan terkait tujuan, metode, dan penggunaan data untuk telesurvey. Informasi ini juga mencakup alur wawancara, hak-hak pelanggan, dan memberikan kontak apabila ada sesuatu yang perlu ditanyakan oleh pelanggan.

Baca juga: 5 Cara Menjadi Agent Telesurvey yang Baik

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Ketika Melakukan Telesurvey

Sebelum melakukan survei secara langsung, para agen telesurvey perlu memerhatikan beberapa hal berikut:

• Tujuan Survei yang Jelas

Tetapkan tujuan survei sesuai dengan yang ditetapkan perusahaan. Agen juga harus memahami apa yang ingin dicari dari penggunaan metode telesurvey.

• Populasi dan Sampel Responden

Selanjutnya, tentukan populasi dan sampel responden berupa pelanggan. Populasi responden ini merujuk pada kelompok individu yang menjadi target pelaksanaan survei  oleh perusahaan. Sebaiknya, pengambilan sampel per individu juga harus merepresentasikan populasi ini.

• Desain Kuesioner yang Tepat

Untuk memastikan semua pelanggan dapat mengisi pertanyaan survei dengan relevan, para agen harus membuat pertanyaan-pertanyaan dengan bahasa yang sederhana dan jelas. Pertanyaan ini juga harus disusun secara terstruktur.

• Teknik Wawancara yang Efektif

Lakukan wawancara dengan teknik yang baik, seperti bersikap ramah dan empati terhadap pelanggan. Pastikan penggunaan teknik ini selalu konsisten hingga akhir dari pelaksanaan survei.

• Menjaga Etika dalam Telesurvey

Pastikan agen memperhatikan kerahasiaan data dan privasi pelanggan. Hindari memaksakan responden yang enggan berpartisipasi dalam telesurvey tersebut. 

• Memilih Platform atau Software yang Tepat

Dalam memilih software atau platform pendukung telesurvey, pastikan untuk mencocokan kegunaannya dengan kebutuhan perusahaan. Lakukan juga uji coba sebelum memutuskan untuk memakainya dalam jangka panjang.

• Pengelolaan Waktu yang Efisien

Waktu pelaksanaan telesurvey juga harus terjadwal secara teratur. Agen harus mengatur seberapa lama durasi wawancara dan menyediakan rencana cadangan apabila ada keadaan mendesak.

• Analisis dan Interpretasi Data yang Akurat

Agen harus dapat mengumpulkan dan menganalisis data-data milik pelanggan. Setelah itu, hasil dari survei ini harus diimplementasikan oleh pihak perusahaan.

• Evaluasi dan Pembelajaran

Lakukan evaluasi ketika telesurvey telah selesai dilakukan. Dengan ini, perusahaan dapat meningkatkan kualitas pelaksanaan telesurvey untuk selanjutnya.

Baca juga: 5 Alasan Perusahaan Masih Harus Mempertahankan Kegiatan Telesurvey

Tertarik Menggunakan Telesurvey? Gunakan Jasa Ivosights!

Dengan mengikuti beberapa hal-hal yang perlu diperhatikan, pelaksanaan telesurvey dapat mencapai hasil yang maksimal. Data-data pelanggan yang didapatkan dapat menjadi penentu bagi perusahaan untuk merancang ulang strategi yang dimilikinya. Jika Anda tertarik untuk menggunakan layanan agen telesales, Anda bisa menghubungi Ivosights.

Ivosights menyediakan layanan terbaik di bidang customer enhancement, salah satunya adalah Sociomile dan ketersediaan agen-agen telesurvey. Berbekal dengan segala jenis pelatihan yang diberikan, kami menyediakan agen telesurvey yang kompeten di bidangnya. Bagaimana, tertarik? Hubungi Ivosights untuk menggunakan layanan kami sekarang!