"Surat pernyataan CEO/direksi merupakan suatu segmentasi penting untuk diteliti. Lewat komponen ini pelanggan bisa menilai kelayakan annual report"

Dalam suatu annual report perusahaan yang baik, sudah sewajarnya komponen di dalamnya mencakup surat pernyataan dari direksi atau dewan komisaris yang mengesahkan annual report tersebut. Bahkan, beberapa pelanggan menjadikan surat pernyataan CEO atau direksi sebagai suatu segmentasi yang sangat penting untuk diteliti karena lewat komponen ini pelanggan bisa menilai kelayakan annual report tersebut. Sayangnya, tidak semua perusahaan mengerti akan hal ini sehingga penulisan surat pernyataan CEO pada annual report mereka terbilang tidak rapi.

Jangan khawatir, pada artikel ini kamu akan mempelajari hal-hal yang harus dipersiapkan untuk menulis surat pernyataan CEO pada annual report. Dengan itu kamu tidak akan lagi menulis annual report yang sia-sia! Buat kamu yang penasaran karena sedang menyusun annual report perusahaan, wajib simak terus artikel ini sampai selesai!

Cara Membuat Surat Pernyataan CEO

Setelah memahami peran penting surat pernyataan direksi dan dewan komisaris pada annual report, kini saatnya kamu menulis surat pernyataannya dengan baik dan benar. Berikut ini adalah beberapa cara atau tips menulis surat pernyataan CEO yang kredibel untuk suatu annual report perusahaan.

• Menulis Nomor Surat yang Benar

Penomoran surat adalah salah satu komponen penting dalam pembuatan surat dinas. tanpa adanya elemen ini, sebuah surat yang dikeluarkan oleh instansi sekalipun dapat dinilai kredibel, bahkan bukan tidak mungkin surat tersebut dianggap tidak resmi sehingga diabaikan oleh penerima.

Pada dasarnya, penomoran surat adalah pemberian nomor pada sebuah surat, khususnya untuk surat keluar, baik untuk keperluan internal atau eksternal perusahaan, yang diletakkan pada bagian awal surat resmi atau dinas. Penomoran surat sendiri umumnya berupa satu rangkaian kode yang mencakup angka dan huruf. Masing-masing pun memiliki makna sendiri yang biasanya disesuaikan dengan kategori tertentu.

Umumnya pengategorian ini dibedakan pada kode di bagian awal surat, misal K1 adalah kode untuk surat penawaran, K2 adalah surat untuk undangan, dan lain sebagainya. Setelah kode awal, penomoran dilanjutkan dengan nomor urut surat, tanggal, dan tahun pembuatan surat. Meski begitu, boleh jadi urutan dan model penomoran tiap instansi tidaklah sama.

Setiap perusahaan dan instansi punya caranya masing-masing dalam penomoran surat-surat penting. Namun, setidaknya ada beberapa hal pakem yang perlu diperhatikan dalam sistem penomoran surat seperti berikut.

1. Berada di bagian depan dan atas surat (di bawah kop, biasanya di bawah atau sejajar dengan detail penerima surat)
2. Menggunakan tanda miring sebagai batas antara sub bagian nomor surat satu dengan lainnya (contoh: SK/01-09/LMH44/022)

Penomoran surat adalah hal yang relatif mudah, tetapi kerap terlewat maupun salah karena adanya human error. Oleh karena itu, pastikan kamu tidak menyepelekan bagian ini pada penulisan surat pernyataan CEO pada annual report perusahaanmu!

• Menulis Lengkap Nama Direktur dan Dewan Komisaris

Nama lengkap seseorang adalah identitas lengkap yang menjadi pembeda antar satu orang dengan orang lainnya. Oleh karena itu, dalam penulisan surat pernyataan CEO, khususnya pada annual report yang nantinya akan disebar kepada banyak pelanggan, nama lengkap yang benar perlu diperhatikan dengan saksama. Hal ini karena setiap pelanggan yang memutuskan untuk membaca annual report perusahaanmu pasti sudah memiliki gambaran umum mengenai perusahaan dan juga direksi perusahaan. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau bahkan case lebih buruk seperti kesalahan menulis nama orang lain pada bagian ini karena kesalahan ini berpotensi merusak reputasi perusahaan.

• Menuliskan Pernyataan yang Jelas

Tentunya, ini adalah inti penting dari suatu surat pernyataan CEO pada annual report. Jika sudah selesai menulis nama lengkap direktur dengan jelas dan benar, maka selanjutnya adalah menyertai pernyataan-pernyataan penting dari direktur. Biasanya pada bagian ini, direksi harus menyatakan beberapa pertanggungjawaban yang harus dipegang. Pastikan jika kamu adalah penyusun atau penulis dari annual report, mestilah berkomunikasi langsung dengan CEO agar tidak ada kesalahan pernyataan yang tidak diinginkan.

Umumnya, surat pernyataan CEO dibubuhi dengan beberapa pernyataan jelas seperti pernyataan direksi yang bertanggung jawab atas penyusunan dan penyajian laporan keuangan perusahaan, direksi meyakini bahwa annual report sudah disusun dan disajikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, contohnya ketentuan prinsip akuntansi pada laporan keuangan, kebenarnyan informasi dan fakta material di dalamnya. Selanjutnya, seorang direktur juga harus menulis pernyataan bahwa direktur bertanggung jawab atas sistem pengendalian internal dalam perusahaan.

• Sertai dengan Tanda Tangan Sah

Bagian yang tentunya juga tak kalah penting harus ada pada surat pernyataan CEO adalah tanda tangan sah dari direktur tersebut. Pastinya suatu pernyataan tidak bisa dinyatakan sah jika belum dibubuhi tanda tangan, oleh karena ini komponen ini menjadi salah satu keperluan yang harus diperhatikan dan pastinya wajib diakukan. Surat pernyataan dengan tanda tangan direktur akan menegaskan bukti sah dan nyata suatu pernyataan. Jangan lupakah materai yang berlaku juga harus ditambahkan di atasnya untuk membuktikan kredibilitas surat pernyataan tersebut.

Nah, itu dia beberapa hal yang harus diperhatikan pada penulis surat pernyataan direksi atau dewan komisaris. Selain penting untuk membuktikan sah atau tidaknya annual report perusahaan, hal ini juga menjadi banyak perhatian dari pada pelanggan. Oleh sebab itu, jika kamu sedang menyusunnya saat ini, pastikan annual report yang kamu buat sudah memiliki surat pernyataan CEO yang jelas!