IP Telephony muncul dengan tujuan sederhana – untuk mengumpulkan data dari panggilan telepon, menanyakan database dengan data tersebut dan menampilkan informasi terkait di monitor perwakilan pelanggan. Automatic call distributor ini merukan salah satu jenis dari IP Telephony, dimana Integrasi Telephony adalah seperangkat teknologi untuk mengintegrasikan dan mengelola komunikasi atau interaksi antara komputer dan sistem telepon. Untuk mengetahui lebih lanjut apa itu automatic call distributor, fungsi, dan manfaatnya. Silahkan simak artikel ini sampai akhir.

Apa Itu Automatic Call Distributor?

Automatic Call Distributor (ACD) merupakan sistem yang biasa digunakan dalam layanan telepon untuk mengalokasikan panggilan telepon masuk secara otomatis ke operator atau agent yang tersedia. Sistem automatic call distributor biasanya terintegrasi dengan perangkat lunak atau aplikasi telepon IP (Internet Protocol) yang memungkinkan panggilan telepon masuk dapat diproses dan diarahkan ke operator atau agent yang tersedia.

Fitur-fitur yang biasanya disediakan oleh sistem automatic call distributor antara lain: pembagian panggilan telepon masuk secara otomatis ke operator atau agent yang tersedia, pencatatan data panggilan telepon masuk, laporan kinerja operator atau agent, dan lain-lain. Dengan menggunakan sistem automatic call distributor, perusahaan atau organisasi dapat lebih efisien dalam mengelola layanan telepon masuk dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Automatic call distributor ini merukan salah satu jenis dari IP Telephony, dimana Integrasi Telephony adalah seperangkat teknologi untuk mengintegrasikan dan mengelola komunikasi atau interaksi antara komputer dan sistem telepon. Pengguna dengan komputer yang mendukung Integrasi Telephony akan dapat melakukan panggilan telepon, menjawab telepon, dan menutup telepon, semuanya dari komputer mereka.

Integrasi Telephony mengikuti aliran peristiwa yang sistematis sepanjang siklus hidup panggilannya; mengelola panggilan, mengirimkannya (panggilan panggilan), membuat sambungan (panggilan dijawab), menghapusnya (panggilan terputus) dan menutup telepon.

Fungsi Automatic Call Distributor

Automatic call distributor memiliki beberapa fungsi utama, yaitu:

  1. Mengalokasikan panggilan telepon ke operator atau agen yang tersedia secara otomatis.
  2. Mengatur antrian panggilan yang belum terjawab sesuai dengan prioritas yang ditentukan.
  3. Menyediakan laporan real-time dan statistik tentang panggilan masuk dan keluar, termasuk waktu tunggu rata-rata, waktu bicara rata-rata, dan tingkat terjawab panggilan.
  4. Menyediakan pilihan menu interaktif untuk mengarahkan panggilan ke departemen yang sesuai atau memberikan informasi yang diperlukan oleh panggilan.
  5. Menyediakan fitur pemutusan otomatis panggilan yang tidak terjawab setelah jangka waktu tertentu.
  6. Mengelola panggilan keluar dan panggilan balik ke pelanggan sesuai dengan antrian yang ditentukan.

Automatic call distributor biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki banyak panggilan masuk, seperti layanan pelanggan, call center, atau layanan teknis. Automatic call distributor dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan mengalokasikan panggilan ke operator atau agen yang tersedia secara otomatis, dan dengan menyediakan laporan real-time dan statistik tentang panggilan masuk dan keluar.

Manfaat Automatic Call Distributor

Automatic call distributor ialah sebuah sistem telekomunikasi yang dirancang untuk mengalokasikan panggilan telepon masuk ke operator atau agen yang tersedia secara otomatis. Automatic call distributor memiliki beberapa manfaat, di antaranya:

Dengan menggunakan automatic call distributor ini akan memungkinkan panggilan telepon untuk dibagikan ke operator atau agen secara otomatis, sehingga mengurangi waktu tunggu untuk pelanggan dan meningkatkan efisiensi kerja operator atau agen.

Automatic call distributor juga dapat membantu perusahaan Anda dalam mengelola panggilan telepon masuk dengan cara yang lebih efektif, sehingga meningkatkan produktivitas operator atau agen yang bertugas.

Manfaat selanjutnya dari automatic call distributor adalah memungkinkan pelanggan perusahaan untuk terhubung dengan operator atau agen dengan lebih cepat, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan.

Automatic call distributor dapat mencatat dan menyimpan data tentang panggilan telepon masuk, seperti durasi panggilan, rute panggilan, dan informasi pelanggan, sehingga memudahkan perusahaan dalam mengelola dan menganalisis data tersebut untuk memahami kebutuhan pelanggan dan meningkatkan layanan yang diberikan.

Automatic call distributor dikenal dapat membantu mengurangi biaya dengan meminimalkan jumlah operator atau agen yang diperlukan untuk menangani panggilan telepon masuk, serta membantu mengoptimalkan waktu kerja operator atau agen dengan memastikan bahwa mereka selalu tersedia untuk menangani panggilan telepon masuk saat dibutuhkan.

Kesimpulan

Integrasi Telephony adalah hal yang paling penting untuk diimplementasikan oleh perusahaan. Dengan adanya Integrasi Telephony mampu mengintegrasikan komunikasi pelanggan secara meningkat. BPO Contact Center adalah hal yang bisa kamu gunakan untuk menjadi solusi untuk Integrasi Telephony yang benar dan presisi.