Seorang agen call center bekerja dengan melayani panggilan telepon berupa keluhan dan kebutuhan pelanggan. Tak heran, agen call center harus sigap dalam menjawab panggilan karena hal tersebut merupakan bagian dari profesi seorang agen.

Aspek yang Perlu Diperhatikan Bagi Agen Call Center

Menjawab panggilan secara profesional berbeda saat berbicara dengan orang-orang terdekatnya. Agen dituntut dan diwajibkan untuk menerima panggilan telepon dari pelanggan dengan bersikap secara ramah, sopan, sabar, dan tetap tenang. Terutama apabila dihadapkan dengan panggilan pelanggan yang marah, atau hanya sekedar iseng. Bersikap sabar di situasi tersebut mencerminkan etika yang baik bagi seorang agen call center. Berbicara tentang etika, berikut ini merupakan hal yang harus diperhatikan untuk membantu Anda menjadi agen call center yang baik:

Agen call center tentu harus menjawab panggilan yang masuk. Agen harus selalu siap sedia dan fokus jika ada panggilan yang masuk. Jangan sampai pelanggan harus menunggu lama untuk menjawab panggilannya, apa lagi bagi pelanggan yang membutuhkan bantuan secepat mungkin karena keadaan yang mendesak atau urgent. Pelanggan sangat tidak menyukai menunggu apalagi untuk waktu yang lama. Dengan lamanya pelanggan menunggu, pelanggan akan merasa tidak dihargai. Selain itu, semakin lama waktu tunggu, pelanggan dapat menghabiskan pulsa yang banyak. Dampak buruknya, pelanggan bisa menjadi kurang respek terhadap agen dan tentunya akan membuat reputasi perusahaan memburuk.

Sebelum membuka topik pembicaraan, ada baiknya agen call center memperkenalkan diri terlebih dahulu. Perkenalan diri dapat dimulai dengan nama Anda sebagai agen dan juga asal perusahaan atau instansi. Walaupun seorang pelanggan yang menelpon ke perusahaan, agen perlu untuk memperkenalkan diri agar si pelanggan merasa kalau mereka tidak menelpon nomor yang salah.

Agen call center harus berbicara dengan pelanggan secara jelas dan rinci. Agen harus memiliki kemampuan komunikasi dan wawasan yang baik agar pelanggan merasa nyaman dan terinformasi. Tak hanya itu, berbicara yang jelas akan mengurangi resiko pengulangan dan juga miskomunikasi.

Agen call center diwajibkan untuk aktif mendengarkan pembicaraan dari awal hingga akhir panggilan. Pelanggan tentu akan merasa nyaman dan mereka tidak akan merasa seperti berbicara sendiri. Tak hanya itu, agen call center disarankan untuk membawa catatan untuk menuliskan keluhan, saran, atau masalah yang disampaikan pelanggan. Hal ini merupakan aspek penting, dikarenakan jika seorang agen lupa dengan masalah yang dibahas di telpon, mereka dapat melihat kembali catatan yang telah ditulis.

Menggunakan bahasa yang tepat saat menerima panggilan dari pelanggan tidak bisa disamakan saat Anda berbicara dengan orang-orang terdekat Anda. Berbicara dengan pelanggan harus dengan bahasa yang mudah dimengerti dan secara profesional. Dalam berbicara, seorang agen juga harus berhati-hati, karena kita tidak tahu apakah perkataan kita menyinggung mereka atau tidak. Agen bercanda kepada pelanggan diperbolehkan, asal jangan bercanda yang sampai membuat pelanggan kesal.

Tetap ceria merupakan sebuah tantangan tersendiri bagi seorang agen call center. Walaupun agen sedang tidak dalam kondisi yang baik seperti sedang galau, marah, hingga berduka, seorang agen call center harus tetap bersikap ceria dan profesional demi melayani pelanggan.

Gunakan Headset jika diperlukan. Headset juga diperlukan agar tangan Anda bisa bebas tanpa memegang telepon. Tangan Anda bisa digunakan untuk menulis percakapan yang Anda bicarakan. Tak hanya itu, menggunakan headset juga membantu untuk memperjelas suara Anda.

Nah, agen call center tentunya harus memiliki etika yang baik dalam melayani pelanggan. Hal tersebut diperlukan agar pelanggan merasa nyaman dan terbantu. Etika agen call center bisa dilakukan dengan beberapa cara seperti memperkenalkan diri, menggunakan bahasa yang baik, tetap ceria, dan lain-lain.

Optimalisasi Customer Experience dengan Agen Call Center Profesional dan Berkualitas dari BPO Call Center Ivosights

Apabila perusahaan Anda berminat memiliki agen call center yang terlatih secara profesional, Anda dapat menghubungi layanan BPO call center dari Ivosights. Ivosights merupakan perusahaan Indonesia yang bergerak di bidang business solution provider. Perusahaan ini menyediakan fasilitas bagi bisnis yang membutuhkan dukungan layanan teknologi, infrastruktur, hingga agen call center. Berminat merasakan manfaatnya? Segera hubungi Ivosights!